Presentación de documentos
La presentación de documentos en los tribunales de Puerto Rico constituye un componente fundamental del funcionamiento de los procesos judiciales. Este trámite, regulado por normas procesales y administrativas, asegura que cualquier comunicación dirigida al Tribunal como parte de un proceso judicial, ya sean las alegaciones, argumentaciones, mociones, evidencias o prueba y demás escritos sometidos por las partes, sea recibida, evaluada y archivada conforme a los requisitos establecidos por el ordenamiento jurídico.
A través de esta página, se explica cómo presentar documentos ante la consideración del Tribunal.
¿Cómo me puedo comunicar con el Tribunal?
Depende del trámite que tenga ante el Tribunal. Por lo general, las personas acuden a los tribunales porque tienen algún proceso o caso judicial en los que son partes, intervienen de alguna manera, como personas testigos o peritas, o tienen interés en el desenlace de este.
Ahora bien, de tener que comunicarse con el Tribunal como parte de un proceso judicial, se debe hacer mediante moción, ya sea presentada por escrito ante la Secretaría correspondiente o de forma oral en corte abierta durante el proceso ante el juez o la jueza. Por ejemplo, si un juez o una jueza le ordena que le notifique algún hecho o trámite, se refiere a que lo haga mediante moción.
¿Qué es una moción?
Una moción es una solicitud formal, generalmente por escrito, que se presenta ante el Tribunal para pedir una orden o acción especifica durante un proceso judicial. Es, en esencia, una “petición al juez o a la jueza”, presentada conforme a las reglas procesales aplicables. Las mociones son los documentos que se presentan ante el Tribunal luego de la alegación inicial que comienza el caso, sea una petición o demanda en el ámbito civil, o una querella o queja en el ámbito penal.
En las mociones, mediante sus representantes legales o por derecho propio, las partes incluyen los fundamentos legales y argumentos en que se basan, así como el remedio o la orden que se solicita. En varias instancias, las mociones se acompañan con anejos y otros documentos.
El tipo de moción depende de la naturaleza del caso. En casos civiles, las partes presentan mociones para asuntos como: desestimación de la demanda, órdenes de descubrimiento de prueba, mociones de sentencia sumaria, solicitudes de prórroga de términos, entre otros. En casos de familia (por ejemplo, custodia, pensión alimentaria, relaciones paterno/materno filiales), se utilizan mociones para pedir modificaciones de órdenes previas, medidas provisionales, señalamientos de vistas, o para plantear incumplimientos de órdenes del tribunal, entre otros. En casos penales, las mociones pueden incluir solicitudes de supresión de evidencia, cambios de sede, fianzas, desestimación de cargos, órdenes de protección de prueba, entre otras.
En todos los ámbitos, la moción cumple la misma función básica: canalizar de forma ordenada y formal las solicitudes de las partes al Tribunal, dentro del expediente del caso, para que el juez o la jueza pueda resolverlas conforme al derecho y al procedimiento establecido.
¿Qué es un expediente?
Los expedientes judiciales son el conjunto ordenado de todos los documentos correspondientes a un asunto, una petición, una demanda o una reclamación, o cualquier solicitud de remedios que surja en virtud de una ley o de un reglamento, sea en papel (expediente físico) o en formato electrónico (expediente electrónico). Estos contienen todos los documentos que presentan las partes o su representación legal en los casos, y los documentos que expide el Tribunal, incluyendo minutas, órdenes, resoluciones y sentencias. Los expedientes judiciales son públicos, excepto aquellos que, por disposición de ley o por orden del Tribunal deban considerarse confidenciales.
¿Se pueden examinar los expedientes judiciales?
Los expedientes judiciales contienen todos los documentos que presentan las partes o su representación legal en los casos, y los documentos que expide el Tribunal, incluyendo minutas, órdenes, resoluciones y sentencias. Los expedientes judiciales son públicos, excepto aquellos que, por disposición de ley o por orden del Tribunal deban considerarse confidenciales.
Si el caso se tramita por papel, los expedientes judiciales están disponibles para que el público los inspeccione, sin costo alguno, en el Tribunal que lo está atendiendo o en el último que lo atendió. Los expedientes se mantienen por varios años en el Tribunal y luego se remiten al Archivo Central de la Oficina de Administración de los Tribunales, donde se conservarán según las Reglas de Administración de Documentos.
Si el caso se tramita por el Tribunal Electrónico, hasta tanto no se apruebe el andamiaje administrativo necesario y se implemente la tecnología que lo permita, las personas que no tengan acceso a las herramientas tecnológicas del Poder Judicial, tienen dos opciones para examinar los expedientes judiciales electrónicos, siempre y cuando no sean de casos tramitados de forma confidencial:
- Para examinar el expediente judicial electrónico, pueden acudir a las bibliotecas del Poder Judicial, localizadas en los distintos centros judiciales y solicitarle asistencia al personal bibliotecario.
- Pueden utilizar la herramienta pública de Consulta de Casos. Allí podrán ver las anotaciones del expediente que son una breve descripción de cada documento y transacción ocurrida dentro del caso; no son copias electrónicas de los documentos.
Las personas que tienen cuenta en el Tribunal Electrónico podrán buscar el expediente judicial electrónico desde la herramienta de Búsqueda incorporada a la plataforma digital. Sin embargo, salvo que sean los casos autorizados, no podrán presentar moción o documento alguno en el expediente electrónico hasta tanto se autorice el andamiaje administrativo necesario para ello. Para conocer los casos autorizados, por favor, haga referencia a la próxima pregunta.
Para poder examinar un expediente, sea físico o electrónico, la persona interesada debe contar con suficiente información para poder localizarlo, incluyendo:
- nombres de las partes
- año del caso
- número de presentación del caso
- naturaleza del caso
- Tribunal que atendió el caso
Para más información, puede visitar la página de Servicios a la comunidad, presionando aquí.
¿Cómo se presentan los documentos y las mociones ante el Tribunal?
Para presentar documentos de casos que se tramitan en expedientes físicos, los(as) profesionales del derecho y los(as) litigantes por derecho propio tienen a su disposición la ventanilla de presentaciones en las Secretarías, los buzones de presentaciones habilitados en todos los centros judiciales y el correo postal.
Para presentar documentos de casos que se tramitan en expedientes electrónicos, los(as) abogados(as) activos(as) deben utilizar el Sistema Unificado de Manejo y Administración de Casos (SUMAC) mediante el Tribunal Electrónico.
Los(as) litigantes por derecho propio deben utilizar el Tribunal Electrónico para presentar tanto solicitudes iniciales, así como mociones y documentos en los siguientes asuntos:
- órdenes de protección
- órdenes bajo la Ley de Salud Mental (Ley Núm. 408-2000)
- remedios provisionales para controversias bajo la Ley Núm. 140-1974
- recursos al amparo de la Carta de Derechos de Estudiantes
- revisión de multas administrativas o boletos de tránsito
- celebración de matrimonio en el Tribunal
Para presentar documentos de otros casos que se tramitan en expedientes electrónicos, pero no figuran entre los asuntos disponibles para litigantes por derecho propio mediante el Tribunal Electrónico, las personas podrán utilizar la ventanilla de presentaciones en las Secretarías, los buzones de presentaciones habilitados en todos los centros judiciales y el correo postal.
¿Puedo presentar una moción por correo electrónico?
No. Conforme el andamiaje administrativo aplicable, las Secretarías solo recibirán por correo electrónico:
- solicitud de copias de documentos de expedientes judiciales y solicitud de cita para examinar expedientes judiciales
- solicitud de información
- presentación de evidencia electrónica cuando el juicio o la vista se celebrará por videoconferencia (la moción deberá ser presentada físicamente para que conste en el expediente del tribunal)
- prueba documental estipulada por las partes en casos criminales que deba ser enviada en formato digital tres días antes de una vista, cuando el juicio o la vista se celebre por videoconferencia (la moción deberá ser presentada físicamente para que conste en el expediente del tribunal)
- notificación de correo electrónico para recibir el enlace a una vista por videoconferencia, solo litigantes por derecho propio (si debe derechos arancelarios por ser la primera comparecencia, deberá ir físicamente con los sellos de rentas internas y la moción en la que notifica el correo electrónico, o enviarlos por correo postal)
Estos documentos y solicitudes se deben enviar al correo electrónico de la región judicial que corresponda:
- Aguadilla sumacaguadilla@poderjudicial.pr
- Aibonito sumacaibonito@poderjudicial.pr
- Arecibo sumacarecibo@poderjudicial.pr
- Bayamón sumacbayamon@poderjudicial.pr
- Caguas sumaccaguas@poderjudicial.pr
- Carolina sumaccarolina@poderjudicial.pr
- Fajardo sumacfajardo@poderjudicial.pr
- Guayama sumacguayama@poderjudicial.pr
- Humacao sumachumacao@poderjudicial.pr
- Mayagüez sumacmayaguez@poderjudicial.pr
- Ponce sumacponce@poderjudicial.pr
- San Juan sumacsanjuan@poderjudicial.pr
- Utuado sumacutuado@poderjudicial.pr
En el caso de las presentaciones de casos y mociones por el SUMAC, únicamente se podrán enviar a los correos electrónicos cuando la plataforma esté en mantenimiento o confrontando problemas técnicos, a manera de excepción y previa autorización del personal correspondiente. De ser un caso o asunto ante el Tribunal de Apelaciones, se enviaría a sumacta@poderjudicial.pr.
¿Qué debo hacer si me citaron para una vista y tengo un conflicto de calendario?
Si tiene representación legal, debe comunicárselo a su abogado(a) para que pueda presentar una moción. De comparecer por derecho propio, debe preparar y presentar una moción en la ventanilla de presentaciones en la Secretaría correspondiente, en el buzón de presentaciones habilitados en todos los centros judiciales o por correo postal.
Ahora bien, si es un caso comenzando mediante el Tribunal Electrónico y es de los casos autorizados para trámite electrónico por parte de litigantes por derecho propio, la moción la debe presentar mediante dicha plataforma digital. Solamente podrá presentar mociones en aquellos casos autorizados para litigantes por derecho propio tales como:
- peticiones órdenes de protección
- remedios solicitados bajo la Ley de Salud Mental (Ley Núm. 408-2000)
- remedios provisionales para controversias bajo la Ley Núm. 140-1974
- recursos al amparo de la Carta de Derechos de Estudiantes
- revisión de multas administrativas o boletos de tránsito
- solicitudes de celebración de matrimonio en el Tribunal
¿Qué debo hacer si tengo una situación de emergencia o imprevista que me imposibilita llegar a una vista ante el Tribunal?
De surgir una situación imprevista o urgente que impide a una parte o su representante legal llegar a la vista, y no hay tiempo para presentar la moción correspondiente por la cercanía del señalamiento (por ejemplo, la situación surge el mismo día del señalamiento) siempre se puede comunicar por teléfono con la Secretaría, aunque siempre debe reflejar la situación ocurrida como parte del proceso con una moción en el expediente judicial.
¿Existe algún modelo de moción o formulario para presentar una moción?
El Poder Judicial cuenta con distintos formularios para varios trámites ante el Tribunal, disponibles en la página de Formularios en el portal del Poder Judicial, en la Secretaría o en los Centros Pro Se. Aunque se han trabajado una gran variedad de temas para beneficio de la comunidad, no necesariamente hay formularios para todos los temas. Estos formularios se facilitan a manera de guía, pero no son un requisito formal.
De no encontrar un formulario que le aplica a su situación, puede redactar una moción, incluso utilizar los formularios disponibles como modelos o ilustración del formato a seguir, que incluya los datos del caso, una explicación y solicitud concreta ante el juez o la jueza.