Sistema Integrado Notarial

Sí. Por años, el notariado puertorriqueño utilizó la Radicación Electrónica Notarial (REN) para tramitar algunos asuntos notariales ante la ODIN. Sin embargo, en miras de optimizar los procesos administrativos y operacionales de dicha oficina y para atender las preocupaciones de las personas que usaban la herramienta, el Poder Judicial se dio a la tarea de evaluar y rediseñar REN.

Como resultado de ello, mediante la Orden Administrativa OAJP-2021-082, la Hon. Maite D. Oronoz Rodríguez, Jueza Presidenta del Tribunal Supremo de Puerto Rico, ordenó la implementación de SIGNO Notarial. El 25 de agosto de 2021, se deshabilitó el acceso a REN y, desde el 1 de septiembre de 2021, el Poder Judicial comenzó la primera fase de implementación de SIGNO Notarial.

En síntesis, SIGNO Notarial es una herramienta completamente rediseñada que promueve, entre otros aspectos, que los servicios notariales se ejecuten con diligencia, eficacia y de manera más económica. Ello, mediante el uso de una programación nueva, más sencilla e intuitiva que facilita la navegación. Por ejemplo, se eliminaron las ventanas emergentes (pop up). La fácil navegación se logra, además, mediante la compatibilidad de la herramienta con cualquier dispositivo electrónico. Distinto a REN, SIGNO Notarial se puede utilizar desde cualquier dispositivo electrónico, sea computadora, tableta o teléfono inteligente. Asimismo, se puede acceder a través del Tribunal Electrónico, desde el navegador de su preferencia, excepto Internet Explorer el cual fue descontinuado por la compañía Microsoft. Ejemplos de navegadores que puede utilizar para acceder a SIGNO Notarial son: Apple Safari, Mozilla Firefox, Google Chrome o Microsoft Edge. Por último, el sistema provee para el pago electrónico de los aranceles requeridos para los distintos trámites que se realizan a través de SIGNO Notarial.

Los asuntos notariales y las certificaciones que determine el Juez Presidente o la Jueza Presidenta del Tribunal Supremo, mediante orden administrativa. Actualmente, a través de SIGNO Notarial, los y las profesionales de la notaría deben presentar electrónicamente los informes notariales (mensuales y anuales) y las notificaciones relacionadas al Registro de Asuntos No Contenciosos. Asimismo, los y las profesionales del derecho, tengan la notaría activa o no, deben solicitar, pagar y recibir electrónicamente las certificaciones del Registro de Informes Notariales y del Registro de Asuntos No Contencioso ante Notario, para sí y su clientela.

Los asuntos relacionados a los demás registros que administra la ODIN, tales como el Registro de Capitulaciones Matrimoniales, el Registro de Poderes y el Registro de Testamentos, continuarán trabajándose como se hacía ordinariamente (fuera del SIGNO Notarial) hasta que los módulos correspondientes se integren. Por ejemplo:

1. Al autorizar un poder o un testamento, el notario o la notaria autorizante debe así notificarlo a la ODIN dentro del término dispuesto por ley. Esa notificación al Registro de Poderes o de Testamentos no se puede hacer por SIGNO Notarial, sino que se envía por los métodos tradicionales de notificación a la ODIN: 1) mediante el uso del buzón destinado para correspondencia de la ODIN localizado en el Centro Judicial de San Juan; 2) por correo postal certificado o 3) por correo electrónico.
2. Para intervenir en una declaratoria de herederos o herederas, el notario o la notaria necesita varias certificaciones para cerciorarse que no existen conflictos que impidan trabajar el asunto ante su consideración. Entre ellas, una certificación de que no existe un testamento del o de la causante registrado en el Registro de Testamentos y una certificación de constancias del Registro de Asuntos No Contenciosos. Mediante SIGNO Notarial, y en cumplimiento con lo dispuesto en la OAJP-2021-082, el notario o la notaria debe solicitar, pagar y recibir electrónicamente la certificación de constancias del Registro de Asuntos No Contenciosos ante Notario. Sin embargo, la certificación del Registro de Testamentos no se puede tramitar por SIGNO Notarial en estos momentos, por lo que; el notario o la notaria debe presentar los sellos de rentas internas, formularios correspondientes y cualquier otra información requerida como de ordinario. Una vez esté lista la certificación solicitada, el notario o la notaria podrá recogerla personalmente en la ODIN el día en que sea citado o citada para ello o recibirla de vuelta de correo regular, siempre y cuando haya suministrado un sobre predirigido del tamaño adecuado y el franqueo correspondiente.

Los y las profesionales del derecho con admisión para ejercer la abogacía en Puerto Rico, que estén activos y activas en RUA, pueden acceder a SIGNO Notarial, mediante el Tribunal Electrónico. Las personas que no estén registradas en el RUA, por no ser abogados o abogadas, no podrán utilizar SIGNO Notarial hasta tanto se implemente la tecnología necesaria y se tomen las medidas administrativas correspondientes. Tampoco los abogados y las abogadas con admisión de cortesía (profesionales del derecho de alguna jurisdicción estadounidense, que solicitan y reciben autorización por cortesía del Tribunal Supremo de Puerto Rico para ejercer la abogacía en Puerto Rico en circunstancias excepcionales).

Por el momento, no. Durante la primera fase de implementación de SIGNO Notarial, solamente los y las profesionales del derecho con la admisión necesaria para ejercer la abogacía en Puerto Rico y estatus activo en RUA pueden realizar trámites a través de SIGNO Notarial, mediante el Tribunal Electrónico.

Por ello, de necesitar alguna certificación del Registro de Informes Notariales o del Registro de Asuntos No Contenciosos, puede comunicarse con su representante legal quien, de tener estatus activo en el RUA, podrá acceder a SIGNO Notarial y tramitar la certificación electrónicamente.

Si no tiene representación legal o necesita una certificación de los otros registros que administra la ODIN que no forman parte de la primera fase de implementación de SIGNO Notarial (Registro de Capitulaciones Matrimoniales, Registro de Poderes, Registro de Testamentos y Registro de Fideicomisos), debe presentar los sellos de rentas internas y formularios correspondientes, junto a cualquier otra información requerida (tal como, copia de identificación vigente), a la ODIN por los métodos tradicionales: 1) mediante el uso del buzón destinado para correspondencia de la ODIN localizado en el Centro Judicial de San Juan; 2) por correo postal con acuse de recibo o 3) por correo electrónico. Una vez esté lista la certificación solicitada, podrá recogerla personalmente en la ODIN el día en que sea citado o citada para ello o recibirla de vuelta por correo regular, siempre y cuando haya suministrado un sobre predirigido del tamaño adecuado y el franqueo correspondiente.

SIGNO Notarial reconoce la secuencia numérica de los instrumentos y testimonios que haya registrado. Al registrar un instrumento o testimonio, el sistema le asigna el número correspondiente a dicha secuencia numérica. Si por alguna razón, el sistema le asigna un número incorrecto, usted deberá cambiar ese número para que el registro refleje su actividad notarial según corresponda.

La inserción en bloque es una funcionalidad disponible al registrar electrónicamente la actividad notarial, que permite realizar varias entradas a la vez, con la misma información. Luego de realizar la inserción en bloque, de ser necesario, puede editar la información que varíe en las entradas registradas, mediante la opción de enmendar el instrumento o testimonio. Por ejemplo, en varias cancelaciones de hipoteca, puede modificar la cuantía de cada instrumento.

Para utilizar esta funcionalidad, al registrar instrumentos o testimonios, deberá hacer una marca de cotejo en el recuadro al lado izquierdo de la frase Inserción en bloque. Esto habilitará un campo para que indique el número total de instrumentos o testimonios que va a incluir en bloque. El número total de entradas que puede realizar en cada inserción en bloque es de 20.  Luego, tendrá la alternativa de editar campos contenidos en esos registros posteriormente.

En SIGNO Notarial, luego de hacer la marca de cotejo en la opción de inserción en bloque, el sistema le habilitará un espacio para que indique la cantidad total de instrumentos públicos o testimonios que va a registrar a la vez.  El máximo de entradas por cada inserción en bloque es de 20.

Distinto al trámite que se realizaba en REN, donde, luego de seleccionar la opción de inserción en bloque, debía indicar el primer y el último número correspondiente al grupo de instrumentos públicos o testimonios que se incluían en bloque.

Por ejemplo, para registrar 200 testimonios en bloque y el último affidavit registrado tiene el número 1,999:

• En REN debía insertar: 2,000 al 2,200 (¿Cuáles instrumentos o testimonios se registran en bloque?)
• En SIGNO Notarial deberá insertar: 20 y realizar 10 inserciones en bloque para llegar al total de 200 (¿Cuántos instrumentos o testimonios se registran en bloque?)

Debe verificar que en efecto no exista un tipo y subtipo relacionado al documento notarial que interesa registrar. En los tipos y subtipos, encontrará algunos de aplicación general. Por ejemplo, si autorizó un testimonio y no encuentra el tipo específico, puede seleccionar Declaración jurada. Si no encuentra una opción específica o general en el catálogo predeterminado de tipos y subtipos que pueda utilizar para registrar el documento en SIGNO Notarial, puede comunicarse con la ODIN para que se le brinde información sobre el particular, ODIN o enviar sus preguntas a la dirección de correo electrónico OficinaDirectorODIN@poderjudicial.pr

Al registrar el documento notarial, puede incluir varios tipos y subtipos en el espacio denominado Tipos Adicionales, donde puede hacer marcas de cotejo en los tipos adicionales que interese incluir.

El sistema provee para que se registren las personas otorgantes, sean naturales o jurídicas. Al registrar personas jurídicas, tales como compañías, corporaciones y sociedades, se debe remover la marca de cotejo al lado de “persona natural”.

Dependerá si el informe notarial ya se presentó:

• Si el instrumento o testimonio fue registrado y el informe mensual no se ha presentado, se puede editar o eliminar el registro correspondiente. Identifique el renglón del registro que interesa trabajar del listado de instrumentos o testimonios registrados. Luego, presione el botón de Modificar, en forma de lápiz, o el botón de Eliminar, en forma de zafacón. Para esto, siga las instrucciones de la sección de la Guía del Tribunal Electrónico denominada Para incluir instrumentos o testimonios en un informe mensual.
• Si el informe mensual ya fue presentado, para editar o eliminar algún instrumento o testimonio registrado, se deberá enmendar el informe. Para esto, siga las instrucciones de la sección de esta guía denominada Para enmendar un informe mensual presentado.

El registro electrónico de los testimonios autorizados como parte de su práctica notarial, que se realiza por SIGNO Notarial para lograr la presentación electrónica de los informes notariales, no sustituye el Libro del Registro de Testimonios físico que los notarios y las notarias tienen la obligación de llevar y conservar. La implementación de SIGNO Notarial no altera las normas sustantivas ni el ordenamiento jurídico vigente. Por ello, y hasta que otra cosa se determine y anuncie oportunamente, es deber de los notarios y las notarias crear, custodiar y conservar el Libro del Registro de Testimonios y los protocolos como hasta el presente.

En la primera columna del informe notarial, bajo pestaña de General, el sistema crea una lista de distintas aseveraciones denominadas como Certificaciones u Observaciones. Estas se habilitan una vez comience el periodo para presentar el informe mensual. Además, dependen de la actividad notarial registrada. Por ello, no necesariamente le surgirán Observaciones.

En el caso de los informes mensuales negativos, en los cuales no se haya registrado actividad notarial alguna, el sistema habilita la Observación de informe mensual negativo. Verifique que la observación aparezca con una marca de cotejo, que ninguna otra Certificación tenga una marca de cotejo, y presione el botón de Presentar al extremo derecho de la pantalla. Para más información, puede referirse a la Guía del Tribunal Electrónico en la sección denominada Para presentar un informe mensual.

No. SIGNO Notarial no altera las normas sustantivas ni el ordenamiento jurídico vigente. Conforme al derecho aplicable, el sistema identifica cada mes con el estatus correspondiente, sea A tiempo, En proceso, Presentado, Tardío, Presentado Tardío o No disponible. Los meses futuros siempre aparecerán como No disponible. Por lo tanto, podrá trabajar sobre los informes de meses pasados y del mes presente. Ahora bien, el informe del mes corriente no podrá presentarlo hasta el mes siguiente, durante el periodo reglamentario para ello. No obstante, sí podrá comenzar a registrar su actividad notarial.

Por el momento, no. Durante la primera fase de implementación de SIGNO Notarial, solamente los y las profesionales del derecho con la admisión necesaria para ejercer la abogacía en Puerto Rico y estatus activo en RUA pueden realizar trámites a través de SIGNO Notarial, mediante el Tribunal Electrónico.

Por ello, de necesitar alguna certificación del Registro de Informes Notariales o del Registro de Asuntos No Contenciosos, puede comunicarse con su representante legal quien, de tener estatus activo en el RUA, podrá acceder a SIGNO Notarial y tramitar la certificación electrónicamente.

Si no tiene representación legal o necesita una certificación de los otros registros que administra la ODIN que no forman parte de la primera fase de implementación de SIGNO Notarial (Registro de Capitulaciones Matrimoniales, Registro de Poderes, Registro de Testamentos y Registro de Fideicomisos), debe presentar los sellos de rentas internas y formularios correspondientes, junto a cualquier otra información requerida (tal como, copia de identificación vigente), a la ODIN por los métodos tradicionales: 1) mediante el uso del buzón destinado para correspondencia de la ODIN localizado en el Centro Judicial de San Juan; 2) por correo postal con acuse de recibo o 3) por correo electrónico. Una vez esté lista la certificación solicitada, podrá recogerla personalmente en la ODIN el día en que sea citado o citada para ello o recibirla de vuelta por correo regular, siempre y cuando haya suministrado un sobre predirigido del tamaño adecuado y el franqueo correspondiente.

SIGNO Notarial notifica las certificaciones al correo electrónico que el notario o la notaria tenga registrado en Mi cuenta de RUA. Además, se pueden acceder en la campana de Notificaciones en SIGNO Notarial. Las certificaciones se pueden acceder desde el correo electrónico o la campana de las Notificaciones en SIGNO Notarial por 90 días, contados a partir de la fecha de notificación.

Actualmente, mediante SIGNO Notarial, los y las profesionales del derecho, tengan la notaría activa o no, deben solicitar, pagar y recibir electrónicamente las certificaciones del Registro de Informes Notariales y del Registro de Asuntos No Contencioso ante Notario, para sí y su clientela. Los asuntos relacionados a los demás registros que administra la ODIN, tales como el Registro de Testamentos, continuarán trabajándose como se hacía ordinariamente (fuera del SIGNO Notarial) hasta que los módulos correspondientes se integren.