Sistema Integrado Notarial

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El Sistema Integrado Notarial (SIGNO) es una herramienta tecnológica que permite la tramitación electrónica de asuntos notariales que administra y supervisa la Oficina de Inspección de Notarías (ODIN), así como la solicitud electrónica de las certificaciones que esa oficina emite. Su desarrollo e implementación es cónsono con las metas establecidas en el Plan Estratégico del Poder Judicial 2020-2025: Mapa hacia una Justicia de Vanguardia. En específico, el imperativo 3.2 que promueve la optimización de los procesos administrativos y operacionales de las entidades que componen el Poder Judicial.

Introducción a SIGNO

Material de referencia

Asuntos generales e implementación

¿Qué es el Sistema Integrado Notarial (SIGNO)?

El Sistema Integrado Notarial (SIGNO Notarial) es una herramienta tecnológica que permite la tramitación electrónica de asuntos notariales que administra y supervisa la Oficina de Inspección de Notarías (ODIN) y de certificaciones que emite el Registro General de Competencias Notariales adscrito a esa oficina. Este sistema se integra al Tribunal Electrónico, puerta de acceso a las distintas herramientas que han facilitado la atención de varios asuntos ante los tribunales y dependencias del Poder Judicial.

¿SIGNO Notarial sustituye la herramienta tecnológica conocida como Radicación Electrónica Notarial (REN)?

Sí. Por años, el notariado puertorriqueño utilizó la Radicación Electrónica Notarial (REN) para tramitar algunos asuntos notariales ante la ODIN. Sin embargo, en miras de optimizar los procesos administrativos y operacionales de dicha oficina y para atender las preocupaciones de las personas que usaban la herramienta, el Poder Judicial se dio a la tarea de evaluar y rediseñar REN.

Como resultado de ello, mediante la Orden Administrativa OAJP-2021-082, la Hon. Maite D. Oronoz Rodríguez, Jueza Presidenta del Tribunal Supremo de Puerto Rico, ordenó la implementación de SIGNO Notarial. El 25 de agosto de 2021, se deshabilitó el acceso a REN y, desde el 1 de septiembre de 2021, el Poder Judicial comenzó la primera fase de implementación de SIGNO Notarial.

En síntesis, SIGNO Notarial es una herramienta completamente rediseñada que promueve, entre otros aspectos, que los servicios notariales se ejecuten con diligencia, eficacia y de manera más económica. Ello, mediante el uso de una programación nueva, más sencilla e intuitiva que facilita la navegación. Por ejemplo, se eliminaron las ventanas emergentes (pop up). La fácil navegación se logra, además, mediante la compatibilidad de la herramienta con cualquier dispositivo electrónico. Distinto a REN, SIGNO Notarial se puede utilizar desde cualquier dispositivo electrónico, sea computadora, tableta o teléfono inteligente. Asimismo, se puede acceder a través del Tribunal Electrónico, desde el navegador de su preferencia, excepto Internet Explorer el cual fue descontinuado por la compañía Microsoft. Ejemplos de navegadores que puede utilizar para acceder a SIGNO Notarial son: Apple Safari, Mozilla Firefox, Google Chrome o Microsoft Edge. Por último, el sistema provee para el pago electrónico de los aranceles requeridos para los distintos trámites que se realizan a través de SIGNO Notarial.

¿Cuáles asuntos notariales y certificaciones se tramitan electrónicamente por SIGNO Notarial?

Los asuntos notariales y las certificaciones que determine el Juez Presidente o la Jueza Presidenta del Tribunal Supremo, mediante orden administrativa. Actualmente, a través de SIGNO Notarial, los y las profesionales de la notaría deben presentar electrónicamente los informes notariales (mensuales y anuales) y las notificaciones relacionadas al Registro de Asuntos No Contenciosos. Asimismo, los y las profesionales del derecho, tengan la notaría activa o no, deben solicitar, pagar y recibir electrónicamente las certificaciones del Registro de Informes Notariales y del Registro de Asuntos No Contencioso ante Notario, para sí y su clientela.

Los asuntos relacionados a los demás registros que administra la ODIN, tales como el Registro de Capitulaciones Matrimoniales, el Registro de Poderes y el Registro de Testamentos, continuarán trabajándose como se hacía ordinariamente (fuera del SIGNO Notarial) hasta que los módulos correspondientes se integren. Por ejemplo:

Al autorizar un poder o un testamento, el notario o la notaria autorizante debe así notificarlo a la ODIN dentro del término dispuesto por ley. Esa notificación al Registro de Poderes o de Testamentos no se puede hacer por SIGNO Notarial, sino que se envía por los métodos tradicionales de notificación a la ODIN: 1) mediante el uso del buzón destinado para correspondencia de la ODIN localizado en el Centro Judicial de San Juan; 2) por correo postal certificado o 3) por correo electrónico.
Para intervenir en una declaratoria de herederos o herederas, el notario o la notaria necesita varias certificaciones para cerciorarse que no existen conflictos que impidan trabajar el asunto ante su consideración. Entre ellas, una certificación de que no existe un testamento del o de la causante registrado en el Registro de Testamentos y una certificación de constancias del Registro de Asuntos No Contenciosos. Mediante SIGNO Notarial, y en cumplimiento con lo dispuesto en la OAJP-2021-082, el notario o la notaria debe solicitar, pagar y recibir electrónicamente la certificación de constancias del Registro de Asuntos No Contenciosos ante Notario. Sin embargo, la certificación del Registro de Testamentos no se puede tramitar por SIGNO Notarial en estos momentos, por lo que; el notario o la notaria debe presentar los sellos de rentas internas, formularios correspondientes y cualquier otra información requerida como de ordinario. Una vez esté lista la certificación solicitada, el notario o la notaria podrá recogerla personalmente en la ODIN el día en que sea citado o citada para ello o recibirla de vuelta de correo regular, siempre y cuando haya suministrado un sobre predirigido del tamaño adecuado y el franqueo correspondiente.

¿Quiénes pueden utilizar SIGNO Notarial?

Los y las profesionales del derecho con admisión para ejercer la abogacía en Puerto Rico, que estén activos y activas en RUA, pueden acceder a SIGNO Notarial, mediante el Tribunal Electrónico. Las personas que no estén registradas en el RUA, por no ser abogados o abogadas, no podrán utilizar SIGNO Notarial hasta tanto se implemente la tecnología necesaria y se tomen las medidas administrativas correspondientes. Tampoco los abogados y las abogadas con admisión de cortesía (profesionales del derecho de alguna jurisdicción estadounidense, que solicitan y reciben autorización por cortesía del Tribunal Supremo de Puerto Rico para ejercer la abogacía en Puerto Rico en circunstancias excepcionales).

Si no soy abogado o abogada, ¿puedo utilizar SIGNO Notarial?

Por el momento, no. Durante la primera fase de implementación de SIGNO Notarial, solamente los y las profesionales del derecho con la admisión necesaria para ejercer la abogacía en Puerto Rico y estatus activo en RUA pueden realizar trámites a través de SIGNO Notarial, mediante el Tribunal Electrónico.

Por ello, de necesitar alguna certificación del Registro de Informes Notariales o del Registro de Asuntos No Contenciosos, puede comunicarse con su representante legal quien, de tener estatus activo en el RUA, podrá acceder a SIGNO Notarial y tramitar la certificación electrónicamente.

Si no tiene representación legal o necesita una certificación de los otros registros que administra la ODIN que no forman parte de la primera fase de implementación de SIGNO Notarial (Registro de Capitulaciones Matrimoniales, Registro de Poderes, Registro de Testamentos y Registro de Fideicomisos), debe presentar los sellos de rentas internas y formularios correspondientes, junto a cualquier otra información requerida (tal como, copia de identificación vigente), a la ODIN por los métodos tradicionales: 1) mediante el uso del buzón destinado para correspondencia de la ODIN localizado en el Centro Judicial de San Juan; 2) por correo postal con acuse de recibo o 3) por correo electrónico. Una vez esté lista la certificación solicitada, podrá recogerla personalmente en la ODIN el día en que sea citado o citada para ello o recibirla de vuelta por correo regular, siempre y cuando haya suministrado un sobre predirigido del tamaño adecuado y el franqueo correspondiente.

Migración o registro de actividad notarial previa

Al acceder al SIGNO Notarial, ¿cuál información sobre los informes notariales pasados (presentados antes de la implementación de esta herramienta) estará disponible?

La información que estará disponible en SIGNO Notarial dependerá de si usaba REN o no.

Si no utilizaba REN y presentaba el documento en papel:

El personal de la ODIN registró, en SIGNO Notarial, la información relacionada a aquellos informes mensuales presentados en papel entre los años naturales 2011 al 2020. Al acceder a SIGNO Notarial, mediante el Tribunal Electrónico, solo estará disponible la cantidad de testimonios e instrumentos que haya incluido en cada informe mensual, pero no encontrará el detalle de estos. De necesitar enmendar un informe presentado en papel del año 2020 o años anteriores, deberá consultar con el personal de la Unidad de Informes Notariales de la ODIN o con su Inspector o Inspectora para conocer el trámite a seguir.
La información de aquellos informes mensuales presentados en papel durante el periodo de enero de 2021 a julio de 2021 será ingresada en SIGNO Notarial por el personal de la ODIN. Ello, para viabilizar la presentación del informe anual correspondiente al año natural 2021. De necesitar enmendar alguno de estos informes, podrá enmendarlo una vez el personal de la ODIN culmine la entrada de la información necesaria. Se proyecta que la información esté disponible en SIGNO, en o antes del 15 de diciembre de 2021.
En SIGNO Notarial, podrá imprimir los informes presentados en papel de enero a julio de 2021, toda vez que estos informes serán transcritos en su totalidad por el personal de ODIN. Por tanto, estarán disponibles para impresión una vez se complete ese proceso de ingresar de los datos de esos informes. Para obtener copia de aquellos informes notariales presentados en papel para el periodo anterior a enero de 2021, el notario o la notaria deberá solicitar una copia al Registro General de Competencias Notariales a través de la función de certificación de informes notariales que contiene SIGNO.

Si utilizaba REN:

Al acceder a SIGNO Notarial, mediante el Tribunal Electrónico, encontrará la información sobre los informes notariales presentadas por REN, desde que comenzó esa herramienta hasta el 25 de agosto de 2021. Lo mismo ocurre con las notificaciones relacionadas a asuntos no contenciosos ante notario. En cuanto a las solicitudes de certificaciones, encontrará la información de aquellas presentadas por REN de enero a agosto de 2021.
De necesitar enmendar un informe presentado por REN, lo podrá hacer mediante SIGNO Notarial.
En SIGNO Notarial, podrá imprimir los informes presentados por REN.

Al acceder al SIGNO Notarial, ¿estará disponible la información de la actividad notarial de agosto de 2021, registrada en REN?

Sí. En SIGNO Notarial, encontrará la información sobre los informes notariales presentados por REN, desde que comenzó esa herramienta hasta el 25 de agosto de 2021. Por ello, no tendrá que volver a registrar la información. No obstante, antes de presentar el informe correspondiente, deberá verificar que toda la información de actividad notarial del mes ha sido incluida en el mismo. De encontrar algún problema con la migración, no vuelva a entrar la información. Debe comunicarse con la ODIN.

Registro de instrumentos o testimonios

Número del instrumento público o testimonio

Si al momento de autorizar un instrumento o testimonio, se repite un número, ¿cómo se registra en el sistema? ¿Se pueden insertar letras?

En SIGNO Notarial, los notarios y las notarias deben ingresar la información de cada instrumento o testimonio con el número que le corresponde, según fue circulado al tráfico jurídico. De haber repetido un número al momento de autorizar un instrumento o testimonio, distinto a REN, SIGNO Notarial no permite ingresar letras junto al número del documento notarial. El sistema no reconoce el uso de letras para la numeración de los instrumentos públicos o testimonios. Para información específica sobre la repetición de números y cómo subsanarla, deberá referirse a la Instrucción General a los notarios y las notarias (IGNN) #18 (Subsanación de las faltas en los instrumentos públicos; Regla 39 del Reglamento Notarial) y a la IGNN #21 (Registro de Testimonios: contenido de los asientos y subsanación de los errores más comunes).

De haberse repetido un número, al registrar el instrumento o testimonio, el sistema le dará una alerta para indicarle que el número utilizado es uno repetido. Puede continuar llenando la información requerida. Luego, antes de presentar el informe correspondiente, el sistema habilitará una Observación de que tiene números de instrumento público o testimonios repetidos. Para que SIGNO Notarial le permita presentar el informe, deberá colocar una marca de cotejo al lado de la observación. Con ello, usted certificará haber leído la observación de números omitidos o repetidos en los testimonios o instrumentos registrados en ese informe. Para esto, siga las instrucciones de la sección de la Guía del Tribunal Electrónico denominada Para presentar un informe mensual.

¿Qué ocurre si el sistema le asigna un número incorrecto al instrumento o testimonio?

SIGNO Notarial reconoce la secuencia numérica de los instrumentos y testimonios que haya registrado. Al registrar un instrumento o testimonio, el sistema le asigna el número correspondiente a dicha secuencia numérica. Si por alguna razón, el sistema le asigna un número incorrecto, usted deberá cambiar ese número para que el registro refleje su actividad notarial según corresponda.

Inserción en bloque

¿Qué es la inserción en bloque?

La inserción en bloque es una funcionalidad disponible al registrar electrónicamente la actividad notarial, que permite realizar varias entradas a la vez, con la misma información. Luego de realizar la inserción en bloque, de ser necesario, puede editar la información que varíe en las entradas registradas, mediante la opción de enmendar el instrumento o testimonio. Por ejemplo, en varias cancelaciones de hipoteca, puede modificar la cuantía de cada instrumento.

Para utilizar esta funcionalidad, al registrar instrumentos o testimonios, deberá hacer una marca de cotejo en el recuadro al lado izquierdo de la frase Inserción en bloque. Esto habilitará un campo para que indique el número total de instrumentos o testimonios que va a incluir en bloque. El número total de entradas que puede realizar en cada inserción en bloque es de 20. Luego, tendrá la alternativa de editar campos contenidos en esos registros posteriormente.

Para registrar varios instrumentos o testimonios a la vez, ¿qué se debe indicar en el espacio que habilita el sistema una vez se selecciona la opción de inserción en bloque?

En SIGNO Notarial, luego de hacer la marca de cotejo en la opción de inserción en bloque, el sistema le habilitará un espacio para que indique la cantidad total de instrumentos públicos o testimonios que va a registrar a la vez. El máximo de entradas por cada inserción en bloque es de 20.

Distinto al trámite que se realizaba en REN, donde, luego de seleccionar la opción de inserción en bloque, debía indicar el primer y el último número correspondiente al grupo de instrumentos públicos o testimonios que se incluían en bloque.

Por ejemplo, para registrar 200 testimonios en bloque y el último affidavit registrado tiene el número 1,999:

En REN debía insertar: 2,000 al 2,200 (¿Cuáles instrumentos o testimonios se registran en bloque?)
En SIGNO Notarial deberá insertar: 20 y realizar 10 inserciones en bloque para llegar al total de 200 (¿Cuántos instrumentos o testimonios se registran en bloque?)

Práctica privada o pública

Si se autoriza un instrumento público o testimonio como notario o notaria de práctica compensada de servicios legales, al registrarlo en el sistema, ¿se marca como práctica privada o pública?

Solamente los y las profesionales de la notaría que son empleados y empleadas de una agencia o dependencia gubernamental pueden registrar el trabajo notarial que hacen para su patrono como servicio público. El personal de la Sociedad para la Asistencia Legal, Servicios Legales de Puerto Rico, Inc., y otras entidades que ofrecen servicios similares no cualifican como práctica pública.

Servicio gratuito

Al registrar instrumentos públicos, ¿a qué se refiere servicio gratuito? Cuando el servicio no es gratuito, ¿cuál es la cuantía que se debe informar?

Servicio gratuito se refiere a si se facturaron honorarios por la autorización del instrumento público informado. Cuantía es el valor conferido al total de las transacciones recogidas en el instrumento público autorizado. De ser un documento sin cuantía (tales como poderes, testamentos, actas de anotación de derecho de hogar seguro, emancipaciones), procederá a registrar $0.00.

Cuantía

Al registrar instrumentos públicos, ¿qué se debe incluir en cuantía?

Cuantía es el valor conferido al total de las transacciones recogidas en el instrumento público autorizado. De ser un documento sin cuantía (tales como poderes, testamentos, actas de anotación de derecho de hogar seguro, emancipaciones), procederá a registrar $0.00.

Al registrar un instrumento público que contiene varios negocios jurídicos, ¿qué se debe incluir en cuantía?

Se debe informar la totalidad o sumatoria de los negocios jurídicos contenidos en el instrumento público informado.

En cuantía, ¿se incluyen los honorarios de abogado o abogada?

Cuantía es el valor del negocio jurídico o la suma del valor de todos los negocios jurídicos contenidos en el instrumento. No se incluyen los honorarios de abogado o abogada.

Al registrar testimonios, ¿qué se coloca en cuantía? Por ejemplo, al registrar una declaración jurada para la cual se cobraron $50.00 y se adquirió el valor de $5.00 en sellos, ¿en cuantía se entra el total de $55.00.?

El campo de cuantía aplica solo a instrumentos públicos. Cuando selecciona la opción de testimonio, ese campo no aparece como parte de la información a registrar.

Tipos o subtipos

¿Qué sucede si el instrumento o testimonio autorizado no está en el catálogo de tipos y subtipos?

Debe verificar que en efecto no exista un tipo y subtipo relacionado al documento notarial que interesa registrar. En los tipos y subtipos, encontrará algunos de aplicación general. Por ejemplo, si autorizó un testimonio y no encuentra el tipo específico, puede seleccionar Declaración jurada. Si no encuentra una opción específica o general en el catálogo predeterminado de tipos y subtipos que pueda utilizar para registrar el documento en SIGNO Notarial, puede comunicarse con la ODIN para que se le brinde información sobre el particular, ODIN o enviar sus preguntas a la dirección de correo electrónico OficinaDirectorODIN@poderjudicial.pr

¿Cómo se registran varios tipos y subtipos?

Al registrar el documento notarial, puede incluir varios tipos y subtipos en el espacio denominado Tipos Adicionales, donde puede hacer marcas de cotejo en los tipos adicionales que interese incluir.

Registro de comparecientes

¿Se pueden registrar personas naturales y personas jurídicas?

El sistema provee para que se registren las personas otorgantes, sean naturales o jurídicas. Al registrar personas jurídicas, tales como compañías, corporaciones y sociedades, se debe remover la marca de cotejo al lado de “persona natural”.

¿Cómo se registra una persona jurídica representada por otra persona jurídica y esta última por una persona natural?

En SIGNO Notarial, se pueden registrar personas naturales y personas jurídicas como comparecientes. El sistema provee para registrar a la persona otorgante, natural o jurídica, y a una sola persona natural para que la represente. De ser necesario registrar una persona jurídica que a la vez es representada por otra persona jurídica, con representación de una persona natural, se debe registrar la persona jurídica y la persona natural. Por ejemplo, Corporación X es representada por Corporación Y y esta última es representada por Fulana de Tal. En el sistema, primero se incluye a la Corporación X como otorgante y luego a Fulana de Tal como representante de la Corporación X; no es necesario registrar la Corporación Y.

Error en el registro

De percatarse de un error en el registro de un instrumento o testimonio, ¿se debe eliminar el registro correspondiente o se puede editar?

Dependerá si el informe notarial ya se presentó:

Si el instrumento o testimonio fue registrado y el informe mensual no se ha presentado, se puede editar o eliminar el registro correspondiente. Identifique el renglón del registro que interesa trabajar del listado de instrumentos o testimonios registrados. Luego, presione el botón de Modificar, en forma de lápiz, o el botón de Eliminar, en forma de zafacón. Para esto, siga las instrucciones de la sección de la Guía del Tribunal Electrónico denominada Para incluir instrumentos o testimonios en un informe mensual.
Si el informe mensual ya fue presentado, para editar o eliminar algún instrumento o testimonio registrado, se deberá enmendar el informe. Para esto, siga las instrucciones de la sección de esta guía denominada Para enmendar un informe mensual presentado.

Tipos o subtipos

De percatarse de un error en el registro de un instrumento o testimonio, ¿se debe eliminar el registro correspondiente o se puede editar?

Dependerá si el informe notarial ya se presentó:

Si el instrumento o testimonio fue registrado y el informe mensual no se ha presentado, se puede editar o eliminar el registro correspondiente. Identifique el renglón del registro que interesa trabajar del listado de instrumentos o testimonios registrados. Luego, presione el botón de Modificar, en forma de lápiz, o el botón de Eliminar, en forma de zafacón. Para esto, siga las instrucciones de la sección de la Guía del Tribunal Electrónico denominada Para incluir instrumentos o testimonios en un informe mensual.
Si el informe mensual ya fue presentado, para editar o eliminar algún instrumento o testimonio registrado, se deberá enmendar el informe. Para esto, siga las instrucciones de la sección de esta guía denominada Para enmendar un informe mensual presentado.

Otras

Al registrar los testimonios en SIGNO Notarial, ¿es necesario continuar con el Registro de Testimonios físico?

El registro electrónico de los testimonios autorizados como parte de su práctica notarial, que se realiza por SIGNO Notarial para lograr la presentación electrónica de los informes notariales, no sustituye el Libro del Registro de Testimonios físico que los notarios y las notarias tienen la obligación de llevar y conservar. La implementación de SIGNO Notarial no altera las normas sustantivas ni el ordenamiento jurídico vigente. Por ello, y hasta que otra cosa se determine y anuncie oportunamente, es deber de los notarios y las notarias crear, custodiar y conservar el Libro del Registro de Testimonios y los protocolos como hasta el presente.

Al registrar los testimonios en SIGNO Notarial, ¿se debe continuar con la cancelación física del Sello de la Sociedad para Asistencia Legal de Puerto Rico (SAL) en el Registro de Testimonios?

Sí. La implementación de SIGNO Notarial no altera las normas sustantivas ni el ordenamiento jurídico vigente. Por ello, y hasta que otra cosa se determine y anuncie oportunamente, los y las profesionales de la notaría deben cumplir con su deber de cancelar los aranceles correspondientes en cada instrumento público o testimonio que autoriza, incluyendo la estampilla pareja (“recibo”) del Sello SAL en el asiento de cada testimonio al Registro de Testimonios.

Al registrar un instrumento público en SIGNO Notarial que contiene un testamento, ¿es necesario enviar la notificación del otorgamiento del testamento al Registro de Testamentos?

Sí. El registro electrónico de los instrumentos públicos autorizados como parte de su práctica notarial, que se realiza por SIGNO Notarial para lograr la presentación electrónica de los informes notariales, no sustituye la notificación requerida por ley que deben realizar los y las profesionales de la notaría al Registro General de Competencias Notariales al autorizar un testamento. La implementación de SIGNO Notarial no altera las normas sustantivas ni el ordenamiento jurídico vigente. Por ello, y hasta que otra cosa se determine y anuncie oportunamente, los y las profesionales de la notaría deben enviar la correspondiente notificación, dentro del término establecido por ley, por los métodos tradicionales de notificación a la ODIN: 1) mediante el uso del buzón destinado para correspondencia de la ODIN localizado en el Centro Judicial de San Juan; 2) por correo postal certificado o 3) por correo electrónico.

Al registrar un instrumento público en SIGNO Notarial que contiene un poder, ¿es necesario enviar la notificación del otorgamiento del poder al Registro de Poderes?

Sí. La implementación de SIGNO Notarial no altera las normas sustantivas ni el ordenamiento jurídico vigente. El registro electrónico de los instrumentos públicos autorizados como parte de su práctica notarial, que se realiza por SIGNO Notarial para lograr la presentación electrónica de los informes notariales, no sustituye la notificación requerida por ley que deben realizar los y las profesionales de la notaría al Registro General de Competencias Notariales al autorizar un poder o un acta de protocolización de poder. Por ello, y hasta que otra cosa se determine y anuncie oportunamente, los y las profesionales de la notaría deben enviar la correspondiente notificación, dentro del término establecido por ley, por los métodos tradicionales de notificación a la ODIN: 1) mediante el uso del buzón destinado para correspondencia de la ODIN localizado en el Centro Judicial de San Juan; 2) por correo postal certificado o 3) por correo electrónico.

Al registrar un instrumento público en SIGNO Notarial que contiene unas capitulaciones matrimoniales, ¿es necesario enviar la notificación de las capitulaciones matrimoniales al Registro de Capitulaciones Matrimoniales?

Sí. La implementación de SIGNO Notarial no altera las normas sustantivas ni el ordenamiento jurídico vigente. El registro electrónico de los instrumentos públicos autorizados como parte de su práctica notarial, que se realiza por SIGNO Notarial para lograr la presentación electrónica de los informes notariales, no sustituye la notificación requerida por ley que deben realizar los y las profesionales de la notaría al Registro General de Competencias Notariales al autorizar unas capitulaciones matrimoniales. Por ello, y hasta que otra cosa se determine y anuncie oportunamente, los y las profesionales de la notaría deben enviar la correspondiente notificación, dentro del término establecido por ley, por los métodos tradicionales de notificación a la ODIN: 1) mediante el uso del buzón destinado para correspondencia de la ODIN localizado en el Centro Judicial de San Juan; 2) por correo postal certificado o 3) por correo electrónico.

Informes notariales

Mediante SIGNO Notarial, ¿cómo se presentan los informes mensuales negativos?

En la primera columna del informe notarial, bajo la pestaña de General, el sistema crea una lista de distintas aseveraciones denominadas como Certificaciones u Observaciones. Estas se habilitan una vez comience el periodo para presentar el informe mensual. Además, dependen de la actividad notarial registrada. Por ello, no necesariamente le surgirán Observaciones.

En el caso de los informes mensuales negativos, en los cuales no se haya registrado actividad notarial alguna, el sistema habilita la Observación de informe mensual negativo. Verifique que la observación aparezca con una marca de cotejo, que ninguna otra Certificación tenga una marca de cotejo, y presione el botón de Presentar al extremo derecho de la pantalla. Para más información, puede referirse a la Guía del Tribunal Electrónico en la sección denominada Para presentar un informe mensual.

Si tengo la notaría activa, pero no la práctico y lleno los informes mensuales en “0”, mediante SIGNO Notarial ¿cómo se presentan los informes mensuales negativos?

En la primera columna del informe notarial, bajo pestaña de General, el sistema crea una lista de distintas aseveraciones denominadas como Certificaciones u Observaciones. Estas se habilitan una vez comience el periodo para presentar el informe mensual. Además, dependen de la actividad notarial registrada. Por ello, no necesariamente le surgirán Observaciones.

En el caso de los informes mensuales negativos, en los cuales no se haya registrado actividad notarial alguna, el sistema habilita la Observación de informe mensual negativo. Verifique que la observación aparezca con una marca de cotejo, que ninguna otra Certificación tenga una marca de cotejo, y presione el botón de Presentar al extremo derecho de la pantalla. Para más información, puede referirse a la Guía del Tribunal Electrónico en la sección denominada Para presentar un informe mensual.

¿Se puede presentar un informe mensual antes de culminar el mes al que corresponde?

No. SIGNO Notarial no altera las normas sustantivas ni el ordenamiento jurídico vigente. Conforme al derecho aplicable, el sistema identifica cada mes con el estatus correspondiente, sea A tiempo, En proceso, Presentado, Tardío, Presentado Tardío o No disponible. Los meses futuros siempre aparecerán como No disponible. Por lo tanto, podrá trabajar sobre los informes de meses pasados y del mes presente. Ahora bien, el informe del mes corriente no podrá presentarlo hasta el mes siguiente, durante el periodo reglamentario para ello. No obstante, sí podrá comenzar a registrar su actividad notarial.

En REN, existía una pestaña para incluir comentarios que estaba accesible tanto al personal de la ODIN como para el notario o la notaria. En SIGNO Notarial, ¿esa función solo está limitada para la ODIN o el o la profesional de la notaría puede incluir comentarios a su índice mensual/informe estadístico anual?

En SIGNO Notarial, la pestaña denominada Comentarios es de uso exclusivo del personal de la ODIN, para informarle al notario o a la notaria cualquier señalamiento o comentario sobre el informe notarial. Por el momento, en SIGNO Notarial, no se ha habilitado un espacio para que los notarios y las notarias hagan comentarios, excepto en los informes que se presenten tardíamente o se vayan a enmendar.

En REN, al notificar algún trámite relacionado a la intervención en un asunto no contencioso, el sistema incluía el registro en el informe notarial correspondiente. En SIGNO Notarial, ¿funciona de la misma manera?

No. Por el momento, la programación de SIGNO Notarial no realiza el registro automático en los informes notariales. Cuando un notario o una notaria notifique su intervención en un asunto no contencioso y los trámites relacionados, tales como acta de notoriedad, acta de subsanación o acta de cese, deberá además incluir el registro de los mencionados documentos notariales en el informe notarial correspondiente.

En el caso que se aneje alguna carta explicativa en el informe mensual, ¿debe llevar la firma original del o de la profesional de la notaría, o puede llevar el formato de la firma electrónica (f/nombre del abogado o de la abogada)?

No se puede utilizar el formato de la firma electrónica (f/nombre y apellido). El formato de “f/nombre y apellido del o de la profesional de derecho” se utiliza en la tramitación de los casos por el Sistema Unificado de Manejo y Administración de Casos (SUMAC), conforme al andamiaje administrativo aplicable a dicha herramienta. Para fines de la presentación electrónica de documentos en el SUMAC, una firma electrónica equivaldrá a una firma en manuscrito o de puño y letra conforme a la Regla 67.6 de Procedimiento Civil y la Regla 253 de Procedimiento Criminal. Actualmente, al amparo del derecho notarial vigente, dicho reconocimiento legal de la firma electrónica para asuntos notariales no existe. Es decir, en este momento, los notarios y las notarias no tienen la autorización legal para utilizar el formato de la firma electrónica. Por ello, los documentos que autoricen (instrumentos y testimonios) tienen que llevar su firma a puño y letra. De la misma manera, aquellos documentos en los que se les exige la firma por disposición legal, incluidos los que conllevan su fe notarial.
La “firma digital” de SIGNO Notarial es a los efectos de las gestiones que se tramiten electrónicamente por dicha herramienta, tales como las solicitudes de certificaciones. También, en el caso de aquellas expresiones que pueda hacer en los espacios que SIGNO Notarial provee para comentarios o en el caso de las justificaciones para presentar tarde un informe notarial o para enmendar informes presentados, y decide escribir en el espacio provisto para ello, en lugar de cargar un documento. Si el notario o la notaria decide cargar un documento explicativo adicional, ese documento debe ser firmado antes de cargarse a SIGNO Notarial.

¿Cómo se hacen enmiendas a los informes mensuales en caso de que en una inspección notarial se haya ordenado hacer alguna corrección? Por ejemplo, se ordena enmendar el informe para corregir la secuencia numérica en los testimonios registrados.

Deberá comunicarse con su Inspector o Inspectora, para que le brinde las instrucciones específicas para su situación particular.

¿Qué deben hacer los y las profesionales de la notaría que estén en procesos de cesación voluntaria y necesitan, como parte del proceso, presentar los índices mensuales e informes anuales antes del periodo reglamentario para ello?

Deberá comunicarse con su Inspector o Inspectora, para que le brinde las instrucciones específicas para su situación particular.

Certificaciones

¿Cuáles certificaciones se pueden tramitar electrónicamente por SIGNO Notarial?

La implementación del SIGNO Notarial se realiza por módulos elaborados y añadidos por fases, hasta completar y optimizar la programación que operará todos los sistemas de la ODIN. Conforme a la Orden Administrativa OAJP-2021-082, desde el 1 de septiembre de 2021, el Poder Judicial comenzó la primera fase de implementación e hizo disponibles los módulos de informes notariales y de asuntos no contenciosos ante notario. Actualmente, mediante SIGNO Notarial, los y las profesionales de la notaría deben presentar electrónicamente los informes notariales (mensuales y anuales) y las notificaciones relacionadas a asuntos no contenciosos. Asimismo, los y las profesionales del derecho, tengan la notaría activa o no, deben solicitar, pagar y recibir electrónicamente las certificaciones del Registro de Informes Notariales y del Registro de Asuntos No Contencioso ante Notario, para sí y su clientela.

Los asuntos relacionados a los demás registros que administra la ODIN, tales como el Registro de Capitulaciones Matrimoniales, el Registro de Poderes, el Registro de Testamentos y el Registro de Fideicomisos continuarán trabajándose como se hacía ordinariamente (fuera del SIGNO Notarial) hasta que los módulos correspondientes se integren.

¿A qué se refiere con certificación de informes notariales?

La certificación de informes notariales que emite el Registro de Informes Notariales es una copia certificada de un informe notarial, ya sea completo o un extracto de este.

¿Se pueden solicitar certificaciones de cualquier año?

Se procesarán a través de SIGNO todas aquellas certificaciones que se presenten por el sistema a partir de septiembre de 2021 sin importar a qué año corresponde el informe notarial o asunto no contencioso para el cual se solicita la información.

¿Las certificaciones de asuntos no contenciosos se notifican mediante los informes mensuales? De ser así, ¿se registran como testimonios?

Las certificaciones de asuntos no contenciosos no son testimonios, por lo que no se registrarán como tal. Para obtener una certificación de un asunto no contencioso, podrá solicitarla a través de SIGNO Notarial.

Si no soy abogado o abogada, ¿puedo utilizar SIGNO Notarial?

¿Cómo se reciben las certificaciones?

SIGNO Notarial notifica las certificaciones al correo electrónico que el notario o la notaria tenga registrado en Mi cuenta de RUA. Además, se pueden acceder en la campana de Notificaciones en SIGNO Notarial. Las certificaciones se pueden acceder desde el correo electrónico o la campana de las Notificaciones en SIGNO Notarial por 90 días, contados a partir de la fecha de notificación.

Solicité una certificación, pero no me llegó por correo electrónico. ¿Qué procede?

SIGNO Notarial se nutre de la información registrada en RUA, la cual encuentra dentro de SUMAC bajo la opción identificada como Mi cuenta de RUA. Se recomienda que verifique que el correo electrónico que tiene registrado para notificaciones en Mi cuenta de RUA esté registrado correctamente. De haberse registrado erróneamente el correo electrónico, deberá corregirlo primero en Mi cuenta de RUA y luego podrá tramitar (solicitud y pago) la certificación nuevamente.

Las notificaciones que aparecen en la campana de SIGNO Notarial, ¿contendrán todas las notificaciones, indistintamente si se relaciona con SUMAC o SIGNO?

Mediante la campana de Notificaciones de SIGNO Notarial, podrá acceder las notificaciones relacionadas a los asuntos notariales que tramita en el sistema. Es importante aclarar que SIGNO Notarial se encuentra en el Tribunal Electrónico, puerta de acceso a las distintas herramientas al servicio de la comunidad jurídica. Entre ellas, SUMAC, RUA y SIGNO Notarial. A pesar de que se pueden acceder dentro de un solo programa, cada herramienta tiene su propio portal, al que se accede mediante el Tribunal Electrónico. Al acceder al Tribunal Electrónico, el sistema le dirigirá a SUMAC, herramienta principal, para el registro de los datos de acceso. Una vez verificada la identidad y credenciales (nombre de usuario(a) y contraseña), se muestran las herramientas de RUA (Mi cuenta RUA) y SIGNO Notarial en la pantalla principal de SUMAC, junto con el resto de las funciones de esa herramienta.

Las solicitudes pendientes de certificaciones al Registro de Asuntos No Contenciosos, ¿se recibirán por SIGNO Notarial?

Sí. Las certificaciones al Registro de Asuntos No Contenciosos presentadas antes de la implementación de SIGNO Notarial, se trabajarán por SIGNO Notarial. Es decir, las recibirá mediante el sistema.

Si se solicita una certificación al Registro de Testamentos y otra al Registro de Asuntos No Contenciosos, ¿se recibirán ambas por SIGNO Notarial y correo electrónico?

Actualmente, mediante SIGNO Notarial, los y las profesionales del derecho, tengan la notaría activa o no, deben solicitar, pagar y recibir electrónicamente las certificaciones del Registro de Informes Notariales y del Registro de Asuntos No Contencioso ante Notario, para sí y su clientela. Los asuntos relacionados a los demás registros que administra la ODIN, tales como el Registro de Testamentos, continuarán trabajándose como se hacía ordinariamente (fuera del SIGNO Notarial) hasta que los módulos correspondientes se integren.

Pago electrónico y exenciones de pagos

¿Los trámites que se hacen por SIGNO solamente se puede pagar con tarjeta de crédito?

El pago de asuntos notariales tramitados por SIGNO Notarial, será electrónico mediante un enlace interno a la Colecturía Virtual del Departamento de Hacienda que posee la herramienta. La Colecturía Virtual solamente acepta pagos con tarjeta de crédito Visa o Mastercard.

¿Qué evidencia se tiene que incluir si el o la profesional notarial entiende que la transacción que está haciendo en SIGNO está exenta de pago?

De estar exento(a) del pago de aranceles, deberá cargar al sistema la correspondiente carta de exención. De trabajar para una dependencia gubernamental, deberá acompañar una carta suscrita por el(la) funcionario(a) autorizado(a) y, además, deberá especificar la disposición de la ley que exime el pago del correspondiente arancel.

De estar exento del pago de derechos arancelarios, ¿se debe presentar una carta justificativa para cada trámite que se haga por el sistema?

Sí. De estar exento o exenta, deberá cargar al sistema la correspondiente carta de exención. De trabajar para una dependencia gubernamental, deberá acompañar una carta suscrita por el funcionario autorizado o la funcionaria autorizada y, además, deberá especificar la disposición de la ley que exime el pago del correspondiente arancel.

Al poder pagar electrónicamente por SIGNO Notarial, ¿es necesario comprar sellos personalmente?

No. Actualmente, las certificaciones del Registro de Informes Notariales y el Registro de Asuntos No Contenciosos deberán ser solicitadas y pagadas electrónicamente en SIGNO Notarial. De igual forma, se pagarán a través del sistema aquellos aranceles relacionados a las intervenciones en asuntos no contenciosos.