Certificaciones del Registro de Poderes
La Oficina de Inspección de Notarías (ODIN) fue creada al amparo de la Ley Núm. 75 de 2 de julio de 1987, según enmendada, conocida como la “Ley Notarial de Puerto Rico”. Es la dependencia encargada de fiscalizar y orientar a los notarios y a las notarias que ejercen la función notarial en el Estado Libre Asociado de Puerto Rico, así como de atender al público que visita sus diversas oficinas.
Entre otras funciones, la ODIN administra el Registro General de Competencias Notariales. En este registro, se manejan las notificaciones relacionadas con el otorgamiento de instrumentos públicos que son requeridos por ley, así como las solicitudes de certificaciones relacionadas con estos. Estas certificaciones son necesarias para completar trámites judiciales y registrales, entre otros. Cada certificación emitida por el Registro General de Competencias Notariales conllevará un pago de $5.00, el cual debe realizarse en sellos de rentas internas. El Registro General de Competencias Notariales incluye el Registro de Poderes.
¿Cómo se solicitan las certificaciones?
Actualmente las certificaciones se pueden solicitar mediante los métodos siguientes:
- de forma física (en papel)
- Estas pueden ser presentadas tanto en las instalaciones de la ODIN sitas en el Piso 3 del Centro Judicial de San Juan como en el Archivo Notarial del Distrito Notarial de Ponce, sito en Las Américas Commercial Park, en el Municipio de Ponce.
- o vía correo postal
PO Box 190860, San Juan, PR 00919-0860
- nuevo mecanismo: dirección de correo electrónico
certificacionespoderes@poderiudicial.pr
¿Cómo funciona el mecanismo de solicitud por correo electrónico?
La parte peticionaria debe ser una persona de la comunidad . Esta opción no se encuentra disponible para los(as) abogados(as) y notarios(as) activos(as) en el Registro Único de Abogados y Abogadas (RUA) ya que pueden solicitar y recibir la certificación por la herramienta tecnológica SIGNO Notarial.
Algunos datos que debe conocer sobre la solicitud por correo electrónico:
- Cada solicitud se hará de manera individual (una certificación por correo electrónico enviado). De recibirse un correo electrónico con dos o más solicitudes de certificación, este no será procesado.
- Todos los documentos que envíen tienen que estar en formato pdf (portable document format) o jpeg (joint photographic experts group) en blanco y negro. El tamaño de cada documento incluido en el correo electrónico no debe exceder de 1 MB (1,000 KB). Se permitirá hasta un máximo de cinco documentos por cada solicitud que sea presentada utilizando este mecanismo.
- La solicitud debe incluir el formulario correspondiente de solicitud y los documentos adicionales complementarios, si alguno.
- Una vez procesada la solicitud por el funcionariado de los registros adscritos al Registro de Poderes, la certificación expedida se enviará a la parte peticionaria a la dirección de correo electrónico provista originalmente.
- Legítimo interés: la parte peticionaria tiene que ser una persona con legítimo interés en la certificación solicitada.
- En el caso de que la presentación de esta no cumpla con todo lo necesario para que la certificación sea emitida (omisión de documentos, valores, entre otros), la solicitud será denegada.
¿Se emiten copias de poderes?
Para solicitar una certificación del Registro de Poderes deberá enviar lo siguiente:
- Forrmulario debidamente cumplimentado y firmado, Solicitud de Certificación Acreditativa de Poder (OAT 1573).
- Sello de rentas internas digitalizado (físico escaneado) o digital (adquirido en la plataforma Colecturía Digital) por el valor de $5.00 bajo el Código 5120.
- Copia de un documento de identificación vigente con firma y foto expedida por las autoridades competentes del Estado Libre Asociado de Puerto Rico o de los Estados Unidos, para corroborar los datos plasmados en la solicitud. De no ser la parte peticionaria una persona norteamericana, tendrá que proveer copia del pasaporte expedido por la autoridad competente de su país de origen.
- En el caso de que la persona peticionaria represente a otra persona con legítimo interés, esta deberá cumplir con todos los requisitos de la persona a la que representa. Además, tendrá que acompañar la debida autorización de su representado o representada, junto con todos los documentos correspondientes.
¿Dónde se recogen las certificaciones emitidas por el Registro de Poderes?
La parte solicitante tiene la opción de recoger personalmente el documento, recibirlo de vuelta de correo postal o a la dirección de correo electrónico provista del cual envió la solicitud. En el caso de que la parte solicitante prefiera recibirlo por correo postal, deberá suministrar un sobre predirigido y prefranqueado del tamaño adecuado para los documentos a ser enviados y con el franqueo correspondiente.
¿Dónde se puede obtener más información?
Puede comunicarse con la ODIN al (787) 763-8816 Extensiones 5360 o 5369 o escribir a siguiente dirección de correo electrónico: OficinaDirectorODIN@poderjudicial.pr.
¿Puedo validar una certificación emitida por la ODIN?
Sí. Las certificaciones que emite la ODIN contienen un código de validación y un QR Code, que permite validar la integridad y seguridad de estas.
¿Cuáles son las formas para verificar la validez de una certificación de la ODIN?
Existen dos formas en las que se pueden validar una certificación emitida por la ODIN.
- La primera es utilizando un lector de QR Code.
- También lo puede validar entrando el código de validación en la plataforma para la validación de certificaciones.