Sistema Integrado Notarial 2
El Sistema Integrado Notarial (SIGNO Notarial) es una herramienta tecnológica que permite la tramitación electrónica de asuntos notariales que administra y supervisa la Oficina de Inspección de Notarías (ODIN), así como la solicitud electrónica de las certificaciones que esa oficina emite. Su desarrollo e implementación es cónsono con las metas establecidas en el Plan Estratégico del Poder Judicial 2020-2025: Mapa hacia una Justicia de Vanguardia, en específico, el imperativo 3.2 que promueve la optimización de los procesos administrativos y operacionales de las entidades que componen el Poder Judicial.
Introducción a SIGNO
Asuntos generales
¿Qué es el Sistema Integrado Notarial (SIGNO Notarial)?
El Sistema Integrado Notarial (SIGNO Notarial) es una herramienta tecnológica que permite la tramitación electrónica de asuntos notariales que administra y supervisa la Oficina de Inspección de Notarías (ODIN), así como las certificaciones que emite el Registro General de Competencias Notariales, adscrito a esa oficina. Este sistema se integra al Tribunal Electrónico, puerta de acceso a las distintas herramientas que han facilitado la atención de varios asuntos ante los tribunales y dependencias del Poder Judicial.
La implementación de SIGNO Notarial se realiza por módulos elaborados y añadidos por fases, hasta completar y optimizar la programación que operará todos los sistemas de la ODIN. Conforme a la Orden Administrativa OAJP-2021-082, desde el 1 de septiembre de 2021, el Poder Judicial comenzó la primera fase de implementación e hizo disponibles los módulos de informes notariales y de asuntos no contenciosos ante notario.
¿En qué consiste la segunda fase de SIGNO Notarial?
La primera fase comenzó con la implementación de los módulos de Informes Notariales y de Asuntos no contenciosos ante notario. Con el compromiso de continuar con el desarrollo de otros módulos para completar y optimizar la programación que opera la ODIN, en esta fase se expanden integran las siguientes funcionalidades:
- Registro de Testamentos
- Registro de Poderes
- Registro de Capitulaciones Matrimoniales
- Validación de Certificaciones
En esta actualización los notarios y las notarias podrán presentar las notificaciones de testamentos, poderes, capitulaciones matrimoniales, fideicomisos y aceptaciones del cargo de fiduciario o fiduciaria. Además, tanto para los abogados y las abogadas, como para los y las profesionales de la notaría, estará disponible la solicitud de nuevas certificaciones como: testamentos, capitulaciones matrimoniales y poderes.
Si no soy abogado o abogada, ¿puedo utilizar SIGNO Notarial?
Por el momento, no. Durante las primeras fases de implementación de SIGNO Notarial, solamente los y las profesionales del derecho con la admisión necesaria para ejercer la abogacía en Puerto Rico y estatus activo en RUA pueden realizar trámites a través de SIGNO Notarial, mediante el Tribunal Electrónico.
Si no soy abogado o abogada, ¿cómo puedo solicitar alguna certificación de la ODIN?
Si no tiene representación legal y necesita obtener una certificación de los registros que administra la ODIN que ya sea sobre (informes notariales, asuntos no contenciosos, capitulaciones matrimoniales, poderes o testamentos) o fideicomisos, debe utilizar los formularios correspondientes, acompañar los sellos de rentas internas e incluir cualquier otra información requerida o documentos (tal como, copia de identificación vigente con firma y foto; certificado de defunción; entre otros). Tales documentos deberán ser presentados ante la ODIN por los métodos tradicionales: 1) mediante el uso del buzón destinado para correspondencia de la ODIN localizado en el Centro Judicial de San Juan o 2) por correo postal con acuse de recibo o 3) por correo electrónico. Una vez esté lista la certificación solicitada, podrá recogerla personalmente en la ODIN el día en que sea citado o citada para ello o recibirla de vuelta por correo regular, siempre y cuando haya suministrado un sobre predirigido del tamaño adecuado y el franqueo correspondiente.
Registro de instrumentos o testimonios
Número del instrumento público o testimonio
En SIGNO Notarial, los notarios y las notarias deben ingresar la información de cada instrumento o testimonio con el número que le corresponde, según fue circulado al tráfico jurídico. El sistema no reconoce el uso de letras para la numeración de los instrumentos públicos o testimonios. Para información específica sobre la repetición de números y cómo subsanarla, deberá referirse a la Instrucción General a los notarios y las notarias (IGNN) #18 (Subsanación de las faltas en los instrumentos públicos; Regla 39 del Reglamento Notarial) y a la IGNN #21 (Registro de Testimonios: contenido de los asientos y subsanación de los errores más comunes).
De haberse repetido un número, al registrar el instrumento o testimonio, el sistema le alertará indicándole que el número utilizado es uno repetido. Puede continuar llenando la información requerida. Luego, antes de presentar el informe correspondiente, el sistema habilitará una observación de que tiene números de instrumento público o testimonios repetidos. Para que SIGNO Notarial le permita presentar el informe, deberá colocar una marca de cotejo al lado de la observación. Con ello, usted certificará haber leído la observación de números omitidos o repetidos en los testimonios o instrumentos registrados en ese informe. Para esto, siga las instrucciones de la sección de la Guía del Tribunal Electrónico denominada Para presentar un informe mensual.
¿Qué es la inserción en bloque?
La inserción en bloque es una funcionalidad disponible al registrar electrónicamente la actividad notarial, que permite realizar varias entradas a la vez, con la misma información. Luego de realizar la inserción en bloque, de ser necesario, puede editar la información que varíe en las entradas registradas, mediante la opción de enmendar el instrumento o testimonio. Por ejemplo, en varias cancelaciones de hipoteca, puede modificar la cuantía de cada instrumento.
Para utilizar esta funcionalidad, al registrar instrumentos o testimonios, deberá hacer una marca de cotejo en el recuadro al lado izquierdo de la frase Inserción en bloque. Esto habilitará un campo para que indique el número total de instrumentos o testimonios que va a incluir en bloque. El número total de entradas que puede realizar en cada inserción en bloque es de 20. Luego, tendrá la alternativa de editar campos contenidos en esos registros.
Inserción en bloque
¿Qué es la inserción en bloque?
La inserción en bloque es una funcionalidad disponible al registrar electrónicamente la actividad notarial, que permite realizar varias entradas a la vez, con la misma información. Luego de realizar la inserción en bloque, de ser necesario, puede editar la información que varíe en las entradas registradas, mediante la opción de enmendar el instrumento o testimonio. Por ejemplo, en varias cancelaciones de hipoteca, puede modificar la cuantía de cada instrumento.
Para utilizar esta funcionalidad, al registrar instrumentos o testimonios, deberá hacer una marca de cotejo en el recuadro al lado izquierdo de la frase Inserción en bloque. Esto habilitará un campo para que indique el número total de instrumentos o testimonios que va a incluir en bloque. El número total de entradas que puede realizar en cada inserción en bloque es de 20. Luego, tendrá la alternativa de editar campos contenidos en esos registros.
Práctica privada o pública
Si se autoriza un instrumento público o testimonio como notario o notaria de práctica compensada de servicios legales, al registrarlo en el sistema, ¿se marca como práctica privada o pública?
Solamente los y las profesionales de la notaría que son empleados y empleadas de una agencia o dependencia gubernamental pueden registrar el trabajo notarial que hacen para su patrono como servicio público. El personal de la Sociedad para la Asistencia Legal, Servicios Legales de Puerto Rico, Inc., y otras entidades que ofrecen servicios similares no cualifican como práctica pública.
Servicio gratuito
Al registrar instrumentos públicos, ¿a qué se refiere servicio gratuito? Cuando el servicio no es gratuito, ¿cuál es la cuantía que se debe informar?
Servicio gratuito se refiere a si se facturaron honorarios por la autorización del instrumento público informado. Cuantía es el valor conferido al total de las transacciones recogidas en el instrumento público autorizado. De ser un documento sin cuantía (tales como poderes, testamentos, actas de anotación de derecho de hogar seguro, emancipaciones), procederá a registrar $0.00.
Cuantía
Al registrar instrumentos públicos, ¿qué se debe incluir en cuantía?
Cuantía es el valor conferido al total de las transacciones recogidas en el instrumento público autorizado. De ser un documento sin cuantía (tales como poderes, testamentos, actas de anotación de derecho de hogar seguro, emancipaciones), procederá a registrar $0.00.
Al registrar un instrumento público que contiene varios negocios jurídicos, ¿qué se debe incluir en cuantía?
En cuantía, ¿se incluyen los honorarios de abogado o abogada?
Cuantía es el valor del negocio jurídico o la suma del valor de todos los negocios jurídicos contenidos en el instrumento. No se incluyen los honorarios de abogado o abogada.
Al registrar testimonios, ¿qué se coloca en cuantía? Por ejemplo, al registrar una declaración jurada para la cual se cobraron $50.00 y se adquirió el valor de $5.00 en sellos, ¿en cuantía se entra el total de $55.00.?
El campo de cuantía aplica solo a instrumentos públicos. Cuando selecciona la opción de testimonio, ese campo no aparece como parte de la información a registrar.
Tipos o subtipos
¿Qué sucede si el instrumento o testimonio autorizado no está en el catálogo de tipos y subtipos?
Debe verificar que en efecto no exista un tipo y subtipo relacionado al documento notarial que interesa registrar. En los tipos y subtipos, encontrará algunos de aplicación general. Por ejemplo, si autorizó un testimonio y no encuentra el tipo específico, puede seleccionar Declaración jurada. Si no encuentra una opción específica o general en el catálogo predeterminado de tipos y subtipos que pueda utilizar para registrar el documento en SIGNO Notarial, puede comunicarse con la ODIN para que se le brinde información sobre el particular. Puede enviar sus preguntas a la dirección de correo electrónico OficinaDirectorODIN@poderjudicial.pr.
¿Cómo se registran varios tipos y subtipos?
Al registrar el documento notarial, puede incluir varios tipos y subtipos en el espacio denominado Tipos Adicionales, donde puede hacer marcas de cotejo en los tipos adicionales que interese incluir.
Registro de comparecientes
¿Se pueden registrar personas naturales y personas jurídicas?
El sistema provee para que se registren las personas otorgantes, sean naturales o jurídicas. Al registrar personas jurídicas, tales como compañías, corporaciones y sociedades, se debe remover la marca de cotejo al lado de “persona natural”.
¿Cómo se registra una persona jurídica representada por otra persona jurídica y esta última por una persona natural?
En SIGNO Notarial, se pueden registrar personas naturales y personas jurídicas como comparecientes. El sistema provee para registrar a la persona otorgante, natural o jurídica, y a una sola persona natural para que la represente. De ser necesario registrar una persona jurídica que a la vez es representada por otra persona jurídica, con representación de una persona natural, se debe registrar la persona jurídica y la persona natural. Por ejemplo, Corporación X es representada por Corporación Y, y esta última es representada por Fulana de Tal. En el sistema, primero se incluye a la Corporación X como otorgante y luego a Fulana de Tal como representante de la Corporación X; no es necesario registrar la Corporación Y.
Error en el registro
De percatarse de un error en el registro de un instrumento o testimonio, ¿se debe eliminar el registro correspondiente o se puede editar?
Dependerá si el informe notarial ya se presentó:
- Si el instrumento o testimonio fue registrado y el informe mensual no se ha presentado, se puede editar o eliminar el registro correspondiente. Identifique el renglón del registro que interesa trabajar del listado de instrumentos o testimonios registrados. Luego, presione el botón de Modificar, en forma de lápiz, o el botón de Eliminar, en forma de zafacón. Para esto, siga las instrucciones de la sección de la Guía del Tribunal Electrónico denominada Para incluir instrumentos o testimonios en un informe mensual.
- Si el informe mensual ya fue presentado, para editar o eliminar algún instrumento o testimonio registrado, se deberá enmendar el informe. Para esto, siga las instrucciones de la sección de la Guía del Tribunal Electrónico denominada Para enmendar un informe mensual presentado.
Tipos o subtipos
Dependerá si el informe notarial ya se presentó:
- Si el instrumento o testimonio fue registrado y el informe mensual no se ha presentado, se puede editar o eliminar el registro correspondiente. Identifique el renglón del registro que interesa trabajar del listado de instrumentos o testimonios registrados. Luego, presione el botón de Modificar, en forma de lápiz, o el botón de Eliminar, en forma de zafacón. Para esto, siga las instrucciones de la sección de la Guía del Tribunal Electrónico denominada Para incluir instrumentos o testimonios en un informe mensual.
- Si el informe mensual ya fue presentado, para editar o eliminar algún instrumento o testimonio registrado, se deberá enmendar el informe. Para esto, siga las instrucciones de la sección de la Guía del Tribunal Electrónico denominada Para enmendar un informe mensual presentado.
Otras
Al registrar los testimonios en SIGNO Notarial, ¿es necesario continuar con el Registro de Testimonios físico?
El registro electrónico de los testimonios autorizados como parte de su práctica notarial, que se realiza por SIGNO Notarial para lograr la presentación electrónica de los informes notariales, no sustituye el Libro del Registro de Testimonios físico que los notarios y las notarias tienen la obligación de llevar y conservar. La implementación de SIGNO Notarial no altera las normas sustantivas ni el ordenamiento jurídico vigente. Por ello, y hasta que otra cosa se determine y anuncie oportunamente, es deber de los notarios y las notarias crear, custodiar y conservar el Libro del Registro de Testimonios y los protocolos como hasta el presente.
Al registrar los testimonios en SIGNO Notarial, ¿se debe continuar con la cancelación física del Sello de la Sociedad para Asistencia Legal de Puerto Rico (SAL) en el Registro de Testimonios?
Sí. La implementación de SIGNO Notarial no altera las normas sustantivas ni el ordenamiento jurídico vigente. Por ello, y hasta que otra cosa se determine y anuncie oportunamente, los y las profesionales de la notaría deben cumplir con su deber de cancelar los aranceles correspondientes en cada instrumento público o testimonio que autoriza, incluyendo la estampilla pareja (“recibo”) del Sello SAL en el asiento de cada testimonio al Registro de Testimonios.
Al registrar un instrumento público en SIGNO Notarial que contiene un testamento, ¿es necesario enviar la notificación del otorgamiento del testamento al Registro de Testamentos?
Sí. El registro electrónico de los instrumentos públicos autorizados como parte de su práctica notarial, que se realiza por SIGNO Notarial para lograr la presentación electrónica de los informes notariales, no sustituye la notificación requerida por ley que deben realizar los y las profesionales de la notaría al Registro General de Competencias Notariales al autorizar un testamento. La implementación de SIGNO Notarial no altera las normas sustantivas ni el ordenamiento jurídico vigente. Por ello, y hasta que otra cosa se determine y anuncie oportunamente, los y las profesionales de la notaría deben enviar la correspondiente notificación, dentro del término establecido por ley, por los métodos tradicionales de notificación a la ODIN: 1) mediante el uso del buzón destinado para correspondencia de la ODIN localizado en el Centro Judicial de San Juan; 2) por correo postal certificado, o 3) por correo electrónico.
Informes notariales
Mediante SIGNO Notarial, ¿cómo se presentan los informes mensuales negativos?
En la primera columna del informe notarial, bajo la pestaña de General, el sistema crea una lista de distintas aseveraciones denominadas como Certificaciones u Observaciones. Estas se habilitan una vez comience el periodo para presentar el informe mensual. Además, dependen de la actividad notarial registrada. Por ello, no necesariamente le surgirán Observaciones.
En el caso de los informes mensuales negativos, en los cuales no se haya registrado actividad notarial alguna, el sistema habilita la Observación de informe mensual negativo. Verifique que la observación aparezca con una marca de cotejo, que ninguna otra Certificación tenga una marca de cotejo, y presione el botón de Presentar al extremo derecho de la pantalla. Para más información, puede referirse a la Guía del Tribunal Electrónico en la sección denominada Para presentar un informe mensual.
En el caso que se aneje alguna carta explicativa en el informe mensual, ¿debe llevar la firma original del o de la profesional de la notaría, o puede llevar el formato de la firma electrónica (f/nombre del abogado o de la abogada)?
No se puede utilizar el formato de la firma electrónica (f/nombre y apellido). El formato de “f/nombre y apellido del o de la profesional de derecho” se utiliza en la tramitación de los casos por el Sistema Unificado de Manejo y Administración de Casos (SUMAC), conforme al andamiaje administrativo aplicable a dicha herramienta. Para fines de la presentación electrónica de documentos en el SUMAC, una firma electrónica equivaldrá a una firma en manuscrito o de puño y letra conforme a la Regla 67.6 de Procedimiento Civil y la Regla 253 de Procedimiento Criminal. Actualmente, al amparo del derecho notarial vigente, dicho reconocimiento legal de la firma electrónica para asuntos notariales no existe. Es decir, en este momento, los notarios y las notarias no tienen la autorización legal para utilizar el formato de la firma electrónica. Por ello, los documentos que autoricen (instrumentos y testimonios) tienen que llevar su firma a puño y letra. De la misma manera, aquellos documentos en los que se les exige la firma por disposición legal, incluidos los que conllevan su fe notarial.
La “firma digital” de SIGNO Notarial es a los efectos de las gestiones que se tramiten electrónicamente por dicha herramienta, tales como las solicitudes de certificaciones. También, en el caso de aquellas expresiones que pueda hacer en los espacios que SIGNO Notarial provee para comentarios o en el caso de las justificaciones para presentar tarde un informe notarial o para enmendar informes presentados, y decide escribir en el espacio provisto para ello, en lugar de cargar un documento. Si el notario o la notaria decide cargar un documento explicativo adicional, ese documento debe ser firmado antes de cargarse a SIGNO Notarial.
¿Cómo se hacen enmiendas a los informes mensuales en caso de que en una inspección notarial se haya ordenado hacer alguna corrección? Por ejemplo, se ordena enmendar el informe para corregir la secuencia numérica en los testimonios registrados.
Deberá comunicarse con su Inspector o Inspectora, para que le brinde las instrucciones específicas para su situación particular.
¿Qué deben hacer los y las profesionales de la notaría que estén en procesos de cesación voluntaria y necesitan, como parte del proceso, presentar los índices mensuales e informes anuales antes del periodo reglamentario para ello?
Deberá comunicarse con su Inspector o Inspectora, para que le brinde las instrucciones específicas para su situación particular.
Certificaciones
¿Cuáles certificaciones se pueden tramitar electrónicamente por SIGNO Notarial?
Mediante SIGNO Notarial, los y las profesionales del derecho podrán solicitar las siguientes certificaciones:
- Asuntos no contenciosos
- Informes notariales
- Testamentos
- Capitulaciones matrimoniales
- Poderes
En la pantalla principal del sistema podrá acceder a un listado con las 10 certificaciones más recientes que se estén tramitando.
¿Cómo se reciben las certificaciones?
SIGNO Notarial notifica las certificaciones al correo electrónico que el notario o la notaria tenga registrado en Mi cuenta de RUA. Además, se pueden acceder en la campana de Notificaciones en SIGNO Notarial. Las certificaciones se pueden acceder desde el correo electrónico o la campana de las Notificaciones en SIGNO Notarial por 90 días, contados a partir de la fecha de notificación.
Solicité una certificación, pero no me llegó por correo electrónico. ¿Qué procede?
SIGNO Notarial se nutre de la información registrada en RUA, la cual encuentra dentro de SUMAC bajo la opción identificada como Mi cuenta de RUA. Se recomienda que verifique que el correo electrónico que tiene registrado para notificaciones en Mi cuenta de RUA esté registrado correctamente. De haberse registrado erróneamente el correo electrónico, deberá corregirlo primero en Mi cuenta de RUA y luego podrá tramitar (solicitud y pago) la certificación nuevamente.
Las notificaciones que aparecen en la campana de SIGNO Notarial, ¿contendrán todas las notificaciones, indistintamente si se relaciona con SUMAC o SIGNO?
Mediante la campana de Notificaciones de SIGNO Notarial, podrá acceder las notificaciones relacionadas a los asuntos notariales que tramita en el sistema. Es importante aclarar que SIGNO Notarial se encuentra en el Tribunal Electrónico, puerta de acceso a las distintas herramientas al servicio de la comunidad jurídica. Entre ellas, SUMAC, RUA y SIGNO Notarial. A pesar de que se pueden acceder dentro de un solo programa, cada herramienta tiene su propio portal, al que se accede mediante el Tribunal Electrónico. Al acceder al Tribunal Electrónico, el sistema le dirigirá a SUMAC, herramienta principal, para el registro de los datos de acceso. Una vez verificada la identidad y credenciales (nombre de usuario(a) y contraseña, se muestran las herramientas de RUA (Mi cuenta RUA) y SIGNO Notarial en la pantalla principal de SUMAC, junto con el resto de las funciones de esa herramienta.
¿Cuánto tiempo estará disponible la certificación en el sistema?
La certificación estará disponible, una vez sea expedida, por un periodo de tiempo de 90 días. Pasado ese término, de ser necesario, deberá solicitar otra certificación.
¿Cuánto tiempo el sistema guarda la información de la certificación antes de registrarla?
El sistema permite que vaya cumplimentando la información requerida para la certificación que se vaya a solicitar de cualquiera de los registros de la ODIN por un periodo de cinco días. Luego de los cinco días, el borrador se eliminará automáticamente.
Notificaciones
Mediante SIGNO Notarial, los notarios y las notarias podrán solicitar las siguientes notificaciones:
- Testamentos
- Poderes
- Capitulaciones matrimoniales
- Fideicomisos
- Aceptaciones del cargo de fiduciario o fiduciaria
En la pantalla principal del sistema podrá acceder a un listado con las 10 certificaciones más recientes que se estén tramitando.
¿Cuánto tiempo el sistema guarda la información de la certificación antes de presentarla?
El sistema permite que vaya cumplimentando la información requerida para la notificación que se vaya a presentar de cualquiera de los registros de la ODIN por un periodo de cinco días. Luego de los cinco días, el borrador se eliminará automáticamente.
¿Al presentar una notificación se genera automáticamente la entrada en los instrumentos del informe mensual correspondiente?
Sí. La información relacionada al instrumento público relacionado con la notificación que sea presentada mediante el sistema generará la entrada correspondiente en el informe mensual. Esta acción será automática siempre y cuando no se haya presentado aún el informe mensual.
Pago electrónico y exenciones de pagos
¿Los trámites que se hacen por SIGNO solamente se pueden pagar con tarjeta de crédito?
El pago de asuntos notariales tramitados por SIGNO Notarial, será electrónico mediante un enlace interno a la Colecturía Virtual del Departamento de Hacienda que posee la herramienta. La Colecturía Virtual solamente acepta pagos con tarjeta de crédito Visa o Mastercard.
¿Qué evidencia se tiene que incluir si el o la profesional notarial entiende que la transacción que está haciendo en SIGNO está exenta de pago?
De estar exento(a) del pago de aranceles, deberá cargar al sistema la correspondiente carta de exención. De trabajar para una dependencia gubernamental, deberá acompañar una carta suscrita por el(la) funcionario(a) autorizado(a) y, además, deberá especificar la disposición de la ley que exime el pago del correspondiente arancel.
De estar exento del pago de derechos arancelarios, ¿se debe presentar una carta justificativa para cada trámite que se haga por el sistema?
Sí. De estar exento o exenta, deberá cargar al sistema la correspondiente carta de exención. De trabajar para una dependencia gubernamental, deberá acompañar una carta suscrita por el(la) funcionario(a) autorizado(a) y, además, deberá especificar la disposición de la ley que exime el pago del correspondiente arancel.
Al poder pagar electrónicamente por SIGNO Notarial, ¿es necesario comprar sellos personalmente?
No. Actualmente, las certificaciones del Registro de Informes Notariales y el Registro de Asuntos No Contenciosos deberán ser solicitadas y pagadas electrónicamente en SIGNO Notarial. De igual forma, se pagarán a través del sistema aquellos aranceles relacionados a las intervenciones en asuntos no contenciosos.
Por ello, de necesitar alguna certificación del Registro de Informes Notariales o del Registro de Asuntos No Contenciosos, puede comunicarse con su representante legal quien, de tener estatus activo en el RUA, podrá acceder a SIGNO Notarial y tramitar la certificación electrónicamente.