Firma y sello digital

Personal autorizado del Poder Judicial tiene acceso a la aplicación para firmar y sellar documentos de forma digital. La aplicación emite el documento firmado y sellado digitalmente con un número único de identificación y un QR Code, ambos elementos en color negro, que permite validar la integridad y seguridad del documento. Con la ayuda de la firma y sello digital, se puede identificar la persona que emite el documento.

Un QR Code es un código de respuesta rápida (en inglés, Quick Response Code) que se utiliza para almacenar y distribuir información de una manera conveniente. Mediante una etiqueta legible, que consta de una combinación de tres recuadros en las esquinas y puntos bidimensionales en un formato cuadrado, se almacena la información que se puede acceder con sistemas y programas de lectura de código.

Los QR Codes existen hace un tiempo, pero tomaron auge durante la pandemia causada por el virus COVID-19. Actualmente, se utilizan en las etiquetas de productos, restaurantes, museos, anuncios publicitarios, inventario, entre múltiples usos. Por ello, muchos dispositivos electrónicos o teléfonos inteligentes ya tienen integrado la programación necesaria para leer estos códigos. Además, existen aplicaciones que se pueden descargar en los celulares para hacer la lectura del código.

Es una combinación de letras y números que es exclusivo para cada transacción. No hay números repetidos. Cada combinación que genera la plataforma es única.

Si recibe un documento del tribunal firmado de manera digital, deberá revisar que este contenga alguno de los elementos necesarios para que el documento sea válido, entre los que se encuentran la firma o iniciales del funcionario autorizado o de la funcionaria autorizada, y el sello del tribunal o de la dependencia administrativa que corresponda, de ser necesario. Además, puede utilizar su celular o tableta con cámara para leer el QR Code. En la pantalla aparecerá un enlace que, al presionarlo, abrirá una ventana en el navegador del internet con un mensaje certificando que el documento fue firmado electrónicamente por el personal autorizado. Asimismo, incluye una copia digital del documento. Para una representación visual de este proceso, haga referencia a la hoja informativa denominada Firma y sello digital.

Existen dos formas en las que se pueden validar un documento firmado y sellado digitalmente. La primera es utilizando un lector de QR Code. También lo puede validar entrando el número único de identificación en la plataforma para la validación de documentos.

Si no tiene cómo verificar la validez del documento, puede comunicarse con la Secretaría correspondiente al caso, cuya información de contacto está disponible en el Directorio del Poder Judicial.

Todos los documentos que emite la Secretaría del tribunal deben certificarse utilizando la aplicación para que tenga la firma y sello digital. Sin embargo, hay determinaciones judiciales de casos electrónicos que pueden estar firmados electrónicamente, sin utilizar la aplicación. En estos casos, los jueces y las juezas pueden firmar los documentos con el formato de la firma electrónica (f/Nombre y apellidos del funcionario o de la funcionaria). Además, puede que reciba una determinación firmada en puño y letra para los casos que aún se tramitan en papel.

De necesitar validar un documento que no fue firmado y sellado digitalmente, o de necesitar realizar algún trámite en alguna institución financiera u agencia gubernamental que no acepta documentos a menos que estén certificados, puede solicitar y pagar una copia certificada del documento correspondiente.

Esta nueva aplicación que utiliza el personal del Poder Judicial permite formalizar los documentos emitidos como parte de los procesos judiciales y administrativos, sin la necesidad de firmar o estampar físicamente. Además, el sistema le añade elementos que proveen garantías de confiabilidad y seguridad para verificar la validez del documento. Todo esto redunda en facilitar los trámites relacionados a los procesos judiciales y administrativos y, proveer legitimidad a los trámites electrónicos.