En Puerto Rico, para que un documento notarial otorgado fuera de la Isla tenga la validez y eficacia deinstrumento público y por ende surta efectos en esta jurisdicción, es necesaria la intervención de un notario que lleve a cabo el proceso de protocolización. Con el fin de aclarar este requisito procesal dispuesto por la Ley Notarial de Puerto Rico y su reglamento, el Tribunal Supremo de Puerto Rico aprobó mediante Resolución unas enmiendas a las Reglas 41, 61 y 62 del Reglamento Notarial.
La Regla 41 del Reglamento Notarial impone sobre el notario que realizará la protocolización de un documento otorgado fuera de Puerto Rico, específicamente aquellos provenientes de un estado o territorio norteamericano, el deber de presentar evidencia de la autoridad del notario público cuya firma aparece en el documento notarial. Para ello requiere como evidencia una certificación emitida por la autoridad competente que realice la legalización en la cual se acredite que el notario público (notary public) tiene autorización para actuar como tal. No obstante, la regla no precisaba qué tipo de evidencia era admisible en caso de que dicha certificación no lograra obtenerse.
Para atender esta situación, la referida Regla 41 se enmendó para establecer que será requisito suficiente para protocolizar este tipo de documento tanto una certificación emitida por una autoridad competente,como cualquier otro documento fidedigno procedente de un medio informativo reconocido por la fiabilidad de sus datos para confirmar la autoridad del funcionario o notario público en el estado, territorio o posesión de los Estados Unidos o a nivel nacional.
Como explica la propia Resolución, esta enmienda atiende la situación de que ciertas jurisdicciones de Estados Unidos descontinuaron la práctica de emitir certificaciones sobre la autoridad del funcionario o notario público cuando estaban destinadas a otras jurisdicciones estadounidenses. Además, como resultado de la enmienda a la Regla 41, también se enmendaron las Reglas 61 y 62 del Reglamento Notarial para atemperarlas a la nueva disposición.
Estas enmiendas son el resultado de la consideración provista por el Tribunal Supremo a una propuesta suscrita en forma conjunta por la Oficina de Inspección de Notarías (ODIN), el Secretariado de la Conferencia Judicial y Notarial del Tribunal Supremo y la Comisión para el Estudio de la Función Notarial en Puerto Rico (recientemente constituida como el Comité Asesor Permanente de Reglamento Notarial). Copia de la resolución (ER-2020-07) está disponible en www.ramajudicial.pr/Documentos/Resolucion/2020/ER-2020-07.pdf.
Oportunamente la ODIN publicará una Instrucción General a los Notarios y las Notarias para orientar sobre el alcance de estas enmiendas adoptadas y los documentos complementarios que serán prospectivamente requeridos en este tipo de autorización de un instrumento de protocolización de documentos provenientes de los Estados Unidos de América, como de aquellos que provienen de países extranjeros. Cualquier duda o pregunta pueden comunicarse con la ODIN llamando al (787) 763-8816 o remitir un mensaje mediante correo electrónico a su dirección oficial: OficinaDirectorODIN@poderjudicial.pr.
