Oficina de Inspección de Notarías

Notificación

Es el resumen que hace el(la) notario(a) del contenido de la escritura de poder, en un formulario provisto por el Registro de Poderes. El(La) notario(a) lo envía a la ODIN para que se añada la información al sistema automatizado y se inscriba y archive como notificado. El Registro solo inscribe y archiva notificaciones, no archiva escrituras.

Se expresa, además, que los Poderes Militares no tienen que ser notificados ni son inscritos en el Registro de Poderes, adscrito al Registro General de Competencias Notariales.

Para acceder al formulario de Notificación de Poder, oprima aquí.

Término

Una vez se autoriza un poder, el(la) notario(a) tiene la obligación de remitir la notificación correspondiente al Registro de Poderes dentro de los próximos 3 días de haber autorizado el mismo.  La notificación puede ser presentada de tres (3) formas:

1. Personalmente
2. Correo certificado con acuse de recibo
3. Envío digital a la siguiente dirección de correo electrónico: NotificaciónPoderesyTestamentos@poderjudicial.pr

Certificaciones

Mediante solicitud escrita y el pago de cinco dólares ($5.00) en un sello de rentas internas, cualquier parte interesada puede obtener una de las siguientes certificaciones:

• Acreditativa – Esta certificación se emite para declarar que el poder del cual se solicitó información está notificado y la notificación se encuentra inscrita.

• Negativa – Se emite cuando no aparece que se haya notificado ni inscrito algún poder con los nombres de las partes según expresadas por la parte peticionaria.

• Vigencia o actualización – Se emite para que conste que una notificación de poder está inscrita y no aparece notificada una revocación.

Para acceder al formulario de Solicitud de Certificación Acreditativa de Poder, oprima aquí.

La Sección de Informes Notariales trabaja todo lo relacionado con los índices que el(la) profesional autorizado(a) a ejercer la notaría en Puerto Rico rinde mensualmente y que reflejan su actividad notarial. La Ley Notarial de Puerto Rico y el Reglamento Notarial ordenan a los(as) notarios(as) presentar el índice mensual sobre sus actividades notariales, no más tarde del día diez (10) del mes siguiente al informado.

Se encarga, además, de todos los trámites concernientes a los Informes estadísticos anuales de actividad notarial que se utilizan para medir el estado de las notarías. En el caso de estos informes anuales, cada año el(la) notario(a) debe presentar, no más tarde del último día de cada mes de febrero, la información sobre los documentos notariales autorizados durante el año anterior.

A partir del 1ro de septiembre de 2021, conforme lo dispuesto por la Hon. Maite D. Oronoz Rodríguez, Jueza Presidenta del Tribunal Supremo, mediante la Orden Administrativa OAJP-2021-082, los(as) notarios(as) deberán presentar, sin excepción, sus Informes Mensuales de Actividad Notarial y los Informes Estadísticos Anuales en el módulo habilitado para ello en la plataforma del Sistema Integrado Notarial (SIGNO), que se accede a través del icono de Mi Notaría en el Sistema Unificado de Manejo y Administración de Casos (SUMAC).

En el ejercicio de su función fiscalizadora, la ODIN vela continuamente por el cumplimiento del deber ministerial de los(as) notarios(as) de someter a tiempo, tanto los índices mensuales como los informes anuales. En el caso de que un(a) notario(a) no presente a tiempo esos informes, debe someterlos a la brevedad con su justificación para el retraso, lo que significa que existe una comunicación directa entre el(la) notario(a) y la ODIN.

Instrumentos públicos que se notificarán al Registro de Capitulaciones Matrimoniales:

1. Todo instrumento público de constitución o modificación de capitulaciones matrimoniales o de sustitución del régimen económico matrimonial autorizado a partir del 27 de mayo de 2018.
2. Las escrituras públicas de sustitución del régimen económico matrimonial o de modificación de las capitulaciones matrimoniales autorizadas antes del 27 de mayo de 2018 se notificarán al Registro, aun cuando las capitulaciones matrimoniales no estén inscritas.

Los(as) notarios(as) deben presentar el formulario de notificación de instrumentos públicos de constitución, modificación o sustitución de las capitulaciones matrimoniales o del régimen económico matrimonial, de acuerdo con los criterios establecidos en la Ley.  Para acceder al formulario, presione aquí.

La notificación puede ser presentada de tres (3) formas:

1. Personalmente
2. Correo certificado con acuse de recibo
3. Envío digital a la siguiente dirección de correo electrónico: RegistroCapitulaciones@poderjudicial.pr

Solicitud de certificaciones de constancias en el Registro

1. Toda solicitud hecha por una persona interesada o su abogado(a) para que se certifique la inscripción de unas capitulaciones matrimoniales, sus modificaciones o sustituciones, deberá presentar el formulario “Solicitud de Certificación de Capitulaciones Matrimoniales”, OAT-1842. Para acceder al formulario, pulse aquí.  Además, debe acompañar la solicitud con un sello de rentas internas de $5.00 por cada certificación que desee solicitar.
2. Toda persona que reclame estar exenta del pago de aranceles tendrá la obligación de presentar la prueba de que tiene una exención.
3. La persona solicitante deberá asegurarse de escribir todos los nombres y apodos de las personas que otorgaron las capitulaciones matrimoniales.
4. La persona interesada presentará una identificación válida para corroborar los datos de la solicitud. Para ello, puede utilizar la licencia de conducir, el pasaporte, la tarjeta electoral presentada de forma voluntaria o cualquier otro medio de identificación admitido en el Artículo 17 de la Ley Notarial de Puerto Rico.
5. El(La) abogado(a) presentará su identificación del Registro Único de Abogados y Abogadas (RUA).
6. La persona representante del(de la) abogado(a) (personal de su oficina o del servicio de mensajería contratado) deberá asegurarse de presentar la solicitud con una fotocopia de la identificación del RUA del(de la) abogado(a) solicitante.
7. La solicitud tiene que contener información legible y correcta.
8. La certificación de constancias se expedirá exclusivamente de acuerdo con la información provista en la solicitud.
9. La persona interesada o su abogado(a) podrá recoger la certificación personalmente o recibirla por correo.  Si interesa recibir la certificación por correo, deberá presentar un sobre predirigido con el franqueo correspondiente en el momento en que presente su solicitud.  Si el(la) solicitante desea que alguien recoja el documento en su nombre, deberá entregarle una carta de autorización en original para ser mostrada al personal de la ODIN.

Los asuntos que los(las) notarios(as) pueden atender al amparo de la Ley de Asuntos No Contenciosos Ante Notario son:

1. Declaratoria de herederos
2. Expedición de cartas testamentarias
3. Adveración y protocolización de testamento ológrafo
4. Declaración de ausencia simple para contraer nuevo matrimonio
5. Procedimiento para perpetuar hechos (ad perpetuam rei memoriam);
6. Corrección de actas que obren en el Registro Demográfico
7. Cambio de nombre o apellido.

Aspectos generales

Los asuntos que atienden los(las) notarios(as) al amparo de la Ley Núm. 282, conllevan el pago de un arancel en sellos de rentas internas cuya cuantía es igual al que se paga en el Tribunal de Primera Instancia por el trámite de que se trate.

El(La) notario(a) deberá presentar ante el Registro General de Competencias Notariales, una notificación de intervención inicial con los referidos aranceles. Desde el 1ro de septiembre de 2021, conforme lo dispuesto por la Hon. Maite D. Oronoz Rodríguez, Jueza Presidenta del Tribunal Supremo, mediante la Orden Administrativa OAJP-2021-082, los(as) notarios(as) deberán presentar, sin excepción, las notificaciones de intervención de asuntos no contenciosos electrónicamente en el módulo habilitado para ello en la plataforma del Sistema Integrado Notarial (SIGNO Notarial), que se accede a través del icono de Mi Notaría en el Sistema Unificado de Manejo y Administración de Casos (SUMAC).

Los tribunales y los(as) notarios(as) tienen jurisdicción concurrente sobre los asuntos no contenciosos bajo la Ley Núm. 282. Por tal razón, antes de que el(la) notario(a) comience una intervención formal en el asunto, debe revisarse que este no ha sido o está siendo atendido por un Tribunal o por otro(a) notario(a). Por ello, el Registro de Asuntos no Contenciosos ante Notario expide certificaciones de constancias sobre los asuntos tramitados en sede notarial bajo esa ley. Acorde con lo dispuesto en la Orden Administrativa OAJP-2021-092, todas las solicitudes para las certificaciones de este registro deben tramitarse de forma electrónica a través de SIGNO Notarial.

Además, para lograr los objetivos que persigue la Ley Núm. 282, los(las) notarios(as) tienen que cumplir con todos los requisitos dispuestos en la ley, en los reglamentos aplicables, así como en las leyes especiales que regulan cada asunto. El cumplimiento cabal de estas disposiciones por parte del(de la) notario(a), garantizará a la comunidad que el acta de notoriedad que se autorice tenga los mismos efectos jurídicos que una Resolución dictada por un Tribunal.

Todo organismo púbico deberá notificar este hecho a la ODIN, de conformidad con las instrucciones brindadas por el Director o la Directora.

Además, véase la “Orden Ejecutiva del Gobernador de Puerto Rico para establecer normas y políticas sobre el ejercicio de la notaría por notarios en el servicio público y derogar la Orden Ejecutiva Núm. 2003-50”, OE2009-028 de 10 de septiembre de 2009.