Programa para la Atención del Sistema de Asignaciones de Oficio

Es un reglamento promulgado en virtud del poder inherente del Tribunal Supremo de Puerto Rico para reglamentar la profesión de la abogacía en Puerto Rico y establecer los procedimientos necesarios para facilitar la sana administración de la justicia.

Este reglamento tiene como propósito implementar un sistema mecanizado para la administración uniforme de las asignaciones de oficio en los procedimientos de naturaleza civil y penal aplicables, fomentando el trabajo pro bono o voluntario y haciendo viable el cumplimiento de todo abogado y toda abogada con su responsabilidad ética de ofrecer servicios legales libre de costo a personas indigentes

El Programa para la Atención del Sistema de Asignaciones de Oficio cuenta con coordinadores y coordinadoras de zonas judiciales quienes asisten en la operación del sistema de asignaciones de oficio, y atienden las necesidades de las regiones judiciales. Además, atienden consultas de los jueces y las juezas sobre la aplicabilidad del Reglamento, facilitando y asistiendo en la operación eficiente del Programa.

Algunas de las tareas asignadas a este personal de apoyo a la función judicial son:

• brindar el apoyo necesario a los(as) Jueces(zas) Administradores(as), y a los(as) demás jueces(zas) en los asuntos referentes a las asignaciones de oficio
• facilitar y coordinar la tramitación de certificaciones de horas trabajadas y pago de honorarios
• proveer apoyo en el proceso de recibir y tramitar los referidos a entidades que ofrecen servicios legales gratuitos
• fomentar que abogados(as) se inscriban en el panel de voluntarios(as) para ser de los(as) primeros(as) profesionales del derecho en recibir asignaciones de oficio

Otra función que recae en el personal supervisor del programa es mantener la comunicación con y promover el cumplimiento de las entidades autorizadas por la Oficina de Administración de los Tribunales (OAT), donde los(as) abogados(as) ofrecen servicios de representación legal o notaría a personas de escasos recursos económicos

Para una sana administración de la justicia, el Poder Judicial cuenta con trece regiones judiciales a través de todo Puerto Rico. Cada región judicial está compuesta por varios municipios, y cuenta con un centro judicial y salas periferales (salas que están en edificios distintos al centro judicial correspondiente) para atender los casos que surjan en los municipios que componen la región judicial. Las trece regiones judiciales son:

• Al norte: Arecibo, Bayamón, San Juan y Carolina
• Al sur: Ponce y Guayama
• Al oeste: Mayagüez y Aguadilla
• Al este: Humacao y Fajardo
• Al centro: Utuado, Aibonito y Caguas

En ánimo de efectuar una distribución equitativa de las asignaciones de oficio que se realizan en los tribunales, el Reglamento incorpora el concepto de zona judicial. La zona judicial conlleva la agrupación de dos o más regiones judiciales, y los municipios que las componen, con el propósito de aumentar la cantidad de profesionales del derecho disponibles para recibir asignaciones de oficio tanto en procedimientos de naturaleza civil y penal aplicables, considerando además las necesidades de las regiones judiciales. Las zonas judiciales son:

• Zona Judicial 1: Aguadilla y Mayagüez
• Zona Judicial 2: Arecibo y Utuado
• Zona Judicial 3: Bayamón y San Juan
• Zona judicial 4: Carolina y Fajardo
• Zona judicial 5: Aibonito, Caguas y Humacao
• Zona judicial 6: Guayama y Ponce

Los tipos de asignaciones de oficio con sus parámetros para la compensación son:

Se destaca que el Reglamento dispone que es deber del (de la) abogado(a) de oficio contabilizar todas las horas prestadas de oficio y detalles de los gastos susceptibles de rembolso. La compensación por representación y el reembolso de gastos en casos de oficio está basada en el recobro de lo que razonablemente se ha invertido en el manejo del caso por el abogado o la abogada con dicha asignación. Para más información sobre este trámite y cómo facturar, se le recomienda a los(as) representantes legales que hagan referencia a las Guías de Facturación por Servicios Prestados en el Panel de Abogados y Abogadas Voluntarios(as).

Generalmente, la persona que contrata al (a la) abogado(a) paga los honorarios y cubre los gastos de litigación. Sin embargo, para las asignaciones de oficio, el Estado cubre los honorarios de abogados(as) y gastos, según los parámetros que establece el Reglamento.

Los fondos provienen de una partida presupuestaria del Poder Judicial, la cual está bajo el control del Departamento de Hacienda. Una vez el (la) abogado(a) complete el proceso de certificar las horas pro bono y solicitar el reembolso ante el tribunal, el personal del Programa para la Atención del Sistema de Asignaciones de Oficio verifica que los documentos estén correctos, desglosa las cuantías reclamadas entre honorarios y gastos reembolsables, y tramita con el Departamento de Hacienda lo necesario para que el (la) abogado(a) reciba la compensación. Es importante destacar que el Departamento de Hacienda requiere la creación en SURI, herramienta digital del Departamento de Hacienda, de una cuenta de proveedor(a) de servicios en la cual realizan el depósito directo. Además, el Departamento de Hacienda retiene el 10% de los honorarios al ser servicios profesionales, según lo requieren las leyes tributarias.

Se refiere al grupo de personas admitidas a ejercer la abogacía y notaría en Puerto Rico disponibles para aceptar asignaciones de oficio, salvo que el Tribunal Supremo le conceda una exclusión (causas que liberan al o a la representante legal figurar en el banco indefinidamente o por un periodo especifico) o una exención (liberar estar en el banco durante un año fiscal determinado). Automáticamente la información de los(as) abogados(as) activos(as) en la profesión serán incluidos(as) en el banco de abogados y abogadas de oficio. Esto significa que, si no cualifica para alguna causa de exención o exclusión, pertenecerá al banco de abogados(as) de oficio.

El Reglamento aplica a personas naturales de escasos recursos económicos que tiene un proceso judicial, de naturaleza penal o civil, conforme a la Regla 5 del Reglamento.

En los procedimientos de naturaleza penal, a excepción de la vista de determinación de causa probable para arresto, el Reglamento aplicará a todo procedimiento judicial de naturaleza presentado en Puerto Rico, en el cual se haya reconocido el derecho a asistencia legal de abogado(a). Esto incluye cualquier etapa crítica del procedimiento judicial penal, incluyendo la primera apelación, del cual una persona pueda estar sujeta a restricción de libertad mediante arresto; una o varias penas de reclusión reconocidas en el Código Penal de Puerto Rico y otras leyes penales; una o varias medidas dispositivas provistas por la Ley de Menores y leyes relacionadas; modificación o revocación de medidas de desvío o alternas a la reclusión que conlleve la pérdida o restricción de libertad.

En los procedimientos de naturaleza civil, las asignaciones de oficio proceden cuando se haya reconocido el derecho a la asignación de representación legal y estén implicadas las necesidades fundamentales del ser humano, tal como: asuntos de vivienda, sustento, salud, seguridad y derechos de las personas progenitoras (padres y madres) sobre sus hijos(as) menores de edad. Los procedimientos de naturaleza civil en los que se ha reconocido dicho derecho son:

• Sección 11 de la Ley de la Administración de Servicios de Salud Mental y Contra la Adicción, Ley Núm. 67-1993, según enmendada, 3 LPRA sec. 402j;
• Artículos 3.06, 4.19 y 8.22 de la Ley de Salud Mental de Puerto Rico, Ley Núm. 408-2000, según enmendada, 24 LPRA secs. 6154e, 6155r y 6159u;
• Artículos 4 y 21 de la Carta de Derechos y la Política Pública del Gobierno a Favor de los Adultos Mayores, Ley Núm. 121-2019.
• Artículo 3 de la Carta de Derechos de las Víctimas y Testigos de Delito, Ley Núm. 22-1988, según enmendada, 25 LPRA sec. 973b;
• Artículo 5 de la Carta de Derechos de las Personas Viviendo con VIH, Ley Núm. 248-2018, 1 LPRA sec. 528d;
• Designación de incapacidad y nombramiento de tutor, sujeto a la inexistencia de bienes que denoten falta de indigencia;
• Desahucio, cuando la parte demandada es inquilina que recibe beneficios públicos bajo programas de vivienda pública u otros análogos;
• Desahucio en precario;
• Ejecución de hipoteca;
• Habeas corpus;
• Privación de patria potestad, o
• Remoción o entrega voluntaria de menores.

Esta lista no es exhaustiva ya que la Oficina de Administración de los Tribunales tiene la potestad de reconocer otros tipos de procedimientos mediante alguna directriz.

A manera discrecional, el tribunal puede autorizar la representación legal de oficio en otros casos que no sean los reconocidos en la lista anterior, siempre y cuando se promueva una sana administración de la justicia y equidad procesal, y la parte demuestre los esfuerzos realizados para obtener representación legal.

Esta opción no se extenderá a los procesos en que los(as) abogados(as) recibirán algún tipo de compensación, por honorario contingentes o de alguna otra manera.

No. El derecho a tener representación legal no implica el seleccionar al abogado o a la abogada de oficio. El tribunal realizará una asignación de oficio según corresponda, tomando en consideración la materia del caso, circunstancias particulares del caso, si procede referir a alguna entidad con acuerdo colaborativo, si procede asignar a un(a) abogado(a) voluntario(a) o si procede la selección del turno que haga en el banco de abogados(as) de oficio y la experiencia profesional, historial de empleo e historial de práctica jurídica.

Por otro lado, si una parte conoce a un(a) abogado(a) con quien acuerda que se lleve el caso pro bono, el (la) profesional puede solicitarle al tribunal la asignación de oficio voluntaria.

En el caso, ante el (la) juez(a). Para esto, puede utilizar el formulario Solicitud para la asignación de representación legal de oficio (OAT 1385). El tribunal evalúa la solicitud y cualquier prueba que la persona solicitante presente para demostrar su indigencia.

Dependerá de las circunstancias del caso. Luego de que la parte solicite un(a) abogad(o) de oficio, por escrito o verbalmente durante una vista, el tribunal podrá referir a la parte a alguna de las entidades con las que el Poder Judicial tiene acuerdos colaborativos, que ofrecen asistencia legal a personas de escasos recursos económicos.

En los casos de naturaleza civil, si la persona cualifica como indigente o de escasos recursos económicos, la entidad puede asumir la representación legal. Si la entidad deniega llevar el caso, la persona debe presentar una moción ante el tribunal para que se celebre una vista de indigencia.

En los casos de naturaleza penal, luego de que el (la) juez(a) determine causa para el arresto (vista de Regla 6), referirá a la persona a la Sociedad para la Asistencia Legal de Puerto Rico (SAL), entidad comprometida con la defensa de personas sin recursos suficientes para costear una defensa legal. Si cualifica, SAL puede aceptar llevar la representación legal. Si no asume la representación legal, esta entidad presentará una moción que explique las razones porque la persona cualifica o no como indigente. Luego, el (la) juez(a) le brindará una oportunidad a la persona a obtener representación legal. De no conseguirla, el tribunal celebrará una vista de indigencia.

Según el Reglamento, indigencia se refiere al estado de insolvencia económica determinado conforme a los estándares establecidos por la Oficina de Administración de los Tribunales.

Para evaluar la indigencia, el tribunal le solicitará a la persona que reclama la representación legal de oficio que presente evidencia, de su estado de insolvencia y su imposibilidad de obtener los recursos económicos para pagar los servicios de un(a) abogado(a). Para la solicitud, puede utilizar el formulario Solicitud para la Asignación de Representación Legal de Oficio (OAT 1385).

En la vista de indigencia, etapa del proceso judicial en la que se evaluará la solicitud con la documentación presentada, se calculará el ingreso bruto individual o combinado de su núcleo familiar, evaluar si la persona solicitante, pareja o padres, tutores o personas encargadas, tienen bienes para sufragar la representación legal. El tribunal calcula la cantidad de fondos disponibles y el total de activos de la composición familiar. Si los fondos totales no exceden el tope máximo dispuesto en la Tabla de Ingreso Máximo Permitido por Tamaño del Núcleo Familiar la persona podrá ser cualificada como indigente.

Se debe destacar que el (la) abogado(a) que se asigne de oficio tiene un deber continuo de informar cambios en el estado de indigencia. De igual forma, el tribunal debe corroborar si la persona indigente dejó de ser acreedora de la representación legal de oficio. Puede ocurrir una determinación de solvencia y cesaran los derechos conferidos y su representación legal de oficio.