Examen de expedientes judiciales y solicitud de copias de documentos

Depende. Si el caso se tramita por papel, los expedientes judiciales están disponibles para que el público los inspeccione, sin costo alguno, en el Tribunal que se encuentra atendiendo el caso o en el último que lo atendió. Los expedientes se mantienen por varios años en el Tribunal, de acuerdo a su periodo de retención, y luego se remiten al Archivo Central de la Oficina de Administración de los Tribunales, ubicado en la Avenida Barbosa Número 427 en Hato Rey.

Distinto si el caso se tramita por el Sistema Unificado de Manejo y Administración de Casos (SUMAC). Al igual que los expedientes judiciales de los casos que se atienden por la vía ordinaria, los casos que se tramitan por el SUMAC tienen expedientes judiciales, con todos los documentos que se presentan y todas las determinaciones judiciales. La diferencia es que son electrónicos. El expediente judicial electrónico constituirá el expediente oficial del Tribunal. No obstante, se considerará parte del expediente oficial del Tribunal todo documento u objeto presentado físicamente en Secretaría que no pueda presentarse electrónicamente, así como todo comprobante de sellos de rentas internas cancelados o certificación de cualquier otro pago. En estos casos, el Secretario o la Secretaria del Tribunal, correspondiente a donde se atiende el caso, mantendrá un registro y archivo físico de estos documentos, así como la constancia de la presentación de objetos en Secretaría.

Para examinar estos expedientes, las personas que comparecen por derecho propio, las partes o aquellas que no estén registradas en el Registro Único de Abogados y Abogadas (RUA), por no ser abogados o abogadas, al no tener acceso al SUMAC, tienen dos opciones para examinar los expedientes judiciales electrónicos, siempre y cuando no sean de casos tramitados de forma confidencial:

• Pueden utilizar la herramienta pública de Búsqueda de Casos contenida en el SUMAC. Allí podrán ver las anotaciones del expediente que son una breve descripción de cada documento y transacción ocurrida dentro del caso; no son copias electrónicas de los documentos.
• Para examinar el expediente judicial electrónico, pueden acudir a las bibliotecas del Poder Judicial, localizadas en los distintos centros judiciales y solicitarle asistencia al personal bibliotecario.

Para poder examinar un expediente, sea físico o electrónico, la persona interesada debe contar con suficiente información para poder localizarlo, incluyendo:

• nombres de las partes
• año del caso
• número de presentación del caso
• naturaleza del caso
• Tribunal que atendió el caso

Sí. La persona que interese recibir copia de algunos de los documentos en los expedientes judiciales, debe completar un formulario titulado Solicitud de Servicios de Documentos (OAT 85) y pagar los sellos de rentas internas correspondientes. La cantidad en sellos de rentas internas dependerá del tipo de copia, el número de páginas y la naturaleza del caso.

Las copias pueden ser simples o certificadas. En los casos de naturaleza civil, la búsqueda y el manejo del expediente judicial, y la copia de la primera página cuesta $6.00 como cargo básico, más 60¢ por cada página adicional, independientemente que se solicite copia simple de más de un documento o copia simple de la totalidad del expediente judicial. La certificación cuesta $1.00 adicional.

En los casos de naturaleza criminal, las primeras cuatro páginas cuestan un $1.00 y 25¢ cada página adicional. La certificación cuesta 50¢.

La solicitud puede presentarse de varias maneras:

• personalmente en la Secretaría del Tribunal en que se encuentra atendiendo el caso o en el último que lo atendió, o en el Archivo Central. Si el expediente del caso no se encuentra en el Tribunal, se le ofrece la opción de tramitar copia digitalizada del documento al Archivo Central desde la Secretaría del Centro Judicial de su conveniencia, independientemente de donde se haya presentado el caso. El Tribunal solicitará el documento al personal del Archivo Central, quienes localizarán el documento en el expediente, lo digitalizarán y lo enviarán al Tribunal a través del correo electrónico, para que sea certificado y entregado a la persona que lo solicitó. La dirección física del Archivo Central es:

Archivo Central
Avenida Barbosa # 427 (al lado de John Dewey College)
Hato Rey, PR

• por correo postal, al Tribunal o al Archivo Central. La dirección postal del Archivo Central es:

PO Box 190917
San Juan, PR 00919-0917

• por fax, al Archivo Central, al (787) 763-7834
• por correo electrónico al Programa de Administración de Documentos, programa.documento@poderjudicial.pr

Una vez la solicitud sea presentada, la Secretaría o el Archivo Central le notificará mediante el mismo formulario, el cual estará identificado con el número de solicitud el total de derechos arancelarios que la persona deberá pagar. La persona puede entregar personalmente o enviar por correo los sellos correspondientes a los aranceles, asegurándose de que quede claro el número de referencia de la solicitud.

De lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., puede comunicarse con el Archivo Central, al (787) 274-0016.