Sistema Unificado de Manejo y Administración de Casos
El Sistema Unificado de Manejo y Administración de Casos (SUMAC) es una herramienta tecnológica que, entre otras funcionalidades, permite la presentación electrónica de documentos judiciales con el propósito de agilizar el manejo y la administración de los casos ante los tribunales. Actualmente se presentan y se manejan electrónicamente a través del SUMAC los casos de naturaleza civil, de relaciones de familia y de protección a menores al amparo de la Ley Núm. Ley 57-2023 en las 13 regiones judiciales, salvo las revisiones de boleto de tránsito y otros asuntos civiles de naturaleza municipal.
Para acceder a SUMAC a través del
Tribunal Electrónico
Para acceder a la versión disponible solo para los trabajadores y las trabajadoras sociales
Introducción al SUMAC
- Guía del Tribunal Electrónico (en revisión)
¿Qué es el SUMAC?
El SUMAC es una herramienta tecnológica que permite la presentación de demandas, mociones y otros documentos, de forma electrónica, y notifica automáticamente mediante correo electrónico a las demás partes cuando se hace alguna tramitación en el caso. Además, el sistema provee un mecanismo de búsqueda para que cualquier persona conozca el trámite del caso y los documentos que contiene, excepto aquellos que, por disposición de ley o por orden del Tribunal, deban considerarse confidenciales.
¿Quiénes pueden presentar documentos y recibir notificaciones electrónicamente?
Los y las profesionales del derecho con la admisión para ejercer la profesión legal en Puerto Rico, que estén activos y activas en el Registro Único de Abogados y Abogadas (RUA), podrán acceder al SUMAC para presentar documentos electrónicamente en un proceso judicial en el que asuman la representación legal de una parte. Además, recibirán las notificaciones de todos los trámites electrónicos correspondientes al caso que se maneja en el SUMAC. Las personas que se representen por derecho propio no podrán presentar documentos electrónicamente en el SUMAC, hasta tanto se implemente la tecnología necesaria para ello y se tomen las medidas administrativas correspondientes. Por esto, las personas que se representen por derecho propio en cualquiera de los casos que se deban tramitar por el SUMAC, por ahora, deberán presentar todo documento en la ventanilla de la Secretaría correspondiente. Recibido los documentos, el personal de la Secretaría se encargará de registrar la presentación física del documento u objeto en el SUMAC, para que así conste en el expediente judicial del caso. Lo mismo aplica a los abogados y las abogadas que comparezcan al Tribunal por admisión de cortesía.
¿Cómo accedo al SUMAC?
Utilizando cualquier dispositivo electrónico, ya sea computadora, tabletas o teléfonos inteligentes IPhone o Android, abra su navegador de preferencia, ya sea Google Chrome, Mozilla Firefox, Apple Safari o Microsoft Edge, para entrar al portal cibernético del Poder Judicial www.poderjudicial.pr, y presione el ícono del Tribunal Electrónico. No puede utilizar Internet Explorer, ya que no es compatible con el sistema. Además, debe cerciorarse que el navegador seleccionado tenga todas las actualizaciones al día para garantizar un acceso óptimo al sistema. En el portal del Tribunal Electrónico, Conéctate al Tribunal Electrónico. En la página de inicio del SUMAC, ingrese sus credenciales del RUA (nombre de usuario y contraseña) y presione el botón Acceder. Se le advierte que el registro en el sistema constituye su identificación, así como su firma electrónica como abogado o abogada presentante y, por lo tanto, todas las acciones que lleve a cabo a través del sistema acarrean su identidad. Para su protección, la de sus casos y clientes, le exhortamos a no compartir sus credenciales o permitir que otras personas las utilicen.
Olvidé mis credenciales del RUA, ¿cómo hago para recuperarlas o cambiarlas?
Si olvidó su contraseña del RUA, puede seleccionar Activar cuenta/Olvidé mis credenciales y el sistema le redirigirá a la pantalla para que cambie su contraseña. Necesitará ingresar la siguiente información:
- Número de Tribunal Supremo
- Fecha de Juramentación (mes/día/año)
- Fecha de Nacimiento (mes/día/año)
- Código Postal Personal
Si no recuerda alguno de estos datos o para más información, puede comunicarse con el Tribunal Supremo al (787) 723-6033.
¿En qué tipo de casos debo presentar documentos mediante el SUMAC?
Aquellos casos que determine el Juez Presidente o la Jueza Presidenta del Tribunal Supremo, mediante Orden Administrativa. Para más información, puede comunicarse con el personal bibliotecario o de la Secretaría.
Formato de documentos
¿Qué formato deben tener los documentos que se cargan en SUMAC?
Las demandas, peticiones y mociones (documento principal) se deben preparar en un procesador de palabras, tal como Word, y guardarse (Save As o Guardar Como) en formato PDF y no debe contener seguridad para ser presentado a través del SUMAC.
Cualquier otro documento que se debe presentar en el sistema que no pueda ser preparado de la forma descrita, deberá cargarse al sistema en formato PDF, como un anejo o documento adicional. Se le advierte que es responsabilidad del abogado o de la abogada que todo documento que se presente al sistema sea legible.
¿Debo firmar en puño y letra la demanda, las alegaciones y las mociones que se presentan por SUMAC?
No. Los documentos presentados en SUMAC deberán ser firmados electrónicamente por el abogado o la abogada. Esto quiere decir que, en vez de firmar a manuscrito, cuando prepare el documento en su procesador de palabras debe escribir lo siguiente:
- f/ Nombre Completo
- RUA: Número del RUA
- Dirección Postal
- Número de teléfono
- Número de fax
- Correo electrónico
Para fines de la presentación electrónica de documentos en el SUMAC, una firma electrónica equivaldrá a una firma en manuscrito o de puño y letra conforme a la Regla 67.6 de Procedimiento Civil y la Regla 253 de Procedimiento Criminal.
¿Es necesario digitalizar o escanear todos los documentos que se presentan en SUMAC?
No. Las demandas, peticiones y mociones se deben preparar en un procesador de palabras, tal como Word, y guardarse (Save As o Guardar como) en formato PDF. De esta forma, el tamaño del documento es menor a uno digitalizado y se facilita el manejo y la búsqueda en el mismo. Ver imagen como ejemplo para guardar documentos de Word en formato PDF.
¿Existe un límite para el tamaño de los documentos?
Sí. El límite de tamaño por cada documento o anejo es 4 megabytes (MB). En caso de que el documento sea mayor de 4 MB, deberá dividirlo en secciones que no excedan ese tamaño. Para lograr que un archivo no exceda el límite, puede verificar la resolución en la que digitaliza los documentos. La resolución se refiere al grado de detalle que tiene la imagen digitalizada. La responsabilidad del abogado o de la abogada es que todo documento que se presente al sistema sea legible, por lo que no es necesario digitalizar los documentos en una alta resolución. Si aun así excede los 4 MB, deberá dividirlo en secciones que no excedan el tamaño.
¿Qué debo hacer cuando requiera presentar un objeto ante el Tribunal?
Todo documento u objeto que, por su propia naturaleza, por ley u orden judicial, no pueda presentarse electrónicamente deberá presentarse físicamente en la Secretaría del Tribunal. Simultáneamente, deberá presentar electrónicamente en el SUMAC una moción informativa que acredite la presentación física del documento u objeto en la Secretaría, para que así conste en el expediente electrónico del caso.
Acceso a documentos
¿Los documentos estarán accesibles al público en general?
Sí. La regla general es que los expedientes judiciales son públicos excepto aquellos que, por disposición de ley o por orden del Tribunal, deban considerarse confidenciales. Estos, sean físicos o electrónicos, están disponibles para que el público los inspeccione, sin costo alguno.
Las personas que comparecen por derecho propio, las partes o aquellas que no estén registradas en el RUA por no ser abogados o abogadas, podrán examinar los expedientes judiciales electrónicos por medio de las siguientes alternativas:
- Pueden utilizar la herramienta pública de Consulta de Casos. Allí podrán ver las anotaciones del expediente que son una breve descripción de cada documento y transacción ocurrida dentro del caso; no son copias electrónicas de los documentos.
- Para examinar el expediente judicial electrónico, pueden acudir al Tribunal más cercano y utilizar las computadoras habilitadas para ello en la Secretaría o bibliotecas del Poder Judicial.
Para obtener copias de los documentos contenidos en el expediente judicial electrónico, la persona interesada deberá completar el formulario Solicitud de Servicios de Documentos (OAT 85) y pagar los sellos de rentas internas, en la Secretaría correspondiente.
¿Qué debo hacer si no veo los documentos en el Portal?
Si tiene acceso al sistema, debe asegurarse que inició la sesión en el sistema y se autenticó con sus credenciales del RUA. Además, existe la posibilidad de que el caso se esté tramitando por el SUMAC confidencialmente o el archivo se marcó confidencial. De ser así, tendría que presentar una moción para que el juez o la jueza que presida el caso determine autorizar o no el que se le brinde acceso al documento.
Si es un o una litigante por derecho propio, puede comunicarse con la Secretaría correspondiente a su caso o con la Línea de Información del Poder Judicial, al (787) 641-6263.
Presentación de documentos
¿En qué tipo de casos debo presentar documentos mediante el SUMAC?
Aquellos casos que determine el Juez Presidente o la Jueza Presidenta del Tribunal Supremo, mediante Orden Administrativa. Para más información, puede comunicarse con el personal bibliotecario o de la Secretaría.
¿En qué horario puedo presentar un documento electrónicamente?
La presentación electrónica de documentos podrá efectuarse cualquier día de la semana, incluyendo sábados, domingos y días festivos, en el horario de 12:00 am hasta 11:59 pm. Todo escrito que se presente en o antes de las 11:59 pm, y por el que se paguen los derechos arancelarios, si aplica, se entenderá presentado ese día. La atención del caso será en días y horas laborables, salvo que otra cosa disponga el Tribunal.
¿Qué debo hacer si el título de la moción que intereso presentar no está predefinido?
Debe verificar que en efecto no exista el tema general de la moción que interesa presentar. Si aun así el tipo de moción que interesa presentar no está predeterminado, puede seleccionar Otras, y en Prefijo y/o Sufijo, que se habilitarán en la página para verificar lo presentado antes de confirmar la transacción, escribirá el título de la moción que presentará.
¿Puedo presentar más de un documento electrónico de forma simultánea?
Depende. Por caso, el sistema permite presentar un solo documento como el principal, sea una demanda, petición o moción. Distinto a los documentos adicionales, que son los anejos, que sí se pueden cargar más de un archivo a la vez. Esto no significa que pueda presentar todos los anejos en un solo archivo.
Los documentos adicionales o anejos, ¿puedo cargarlos juntos en un solo documento?
No. Conforme con las Directrices Administrativas, cada documento adicional debe titularse y cargarse por separado. Además, se debe identificar el título e incluir una descripción para cada documento adicional o anejo. Cada documento no debe exceder el tamaño de 4 MB. Si excede de ese tamaño, deberá dividirlo en segmentos, con ese máximo cada uno, antes de proceder a cargarlos.
¿Qué debo hacer si presento un documento en un caso equivocado?
Debe presentar una moción en el SUMAC en el caso equivocado para informar el error de manera que pueda dejarse sin efecto o eliminarse el documento presentado erróneamente. El documento deberá presentarlo en el caso correspondiente.
¿Puedo incluir a una parte demandada para la cual no tengo o conozco su dirección?
Sí. Para añadir una parte demandada para la cual no tiene o no conoce la dirección, marque la casilla identificada para ello. Si no conoce el nombre de una parte demandada, puede registrar dicha parte como Demandado Desconocido.
Al iniciar una demanda en el SUMAC, ¿cuándo mi caso se oficializa en el Tribunal?
Su caso será oficial, y se considerará presentado ante el Tribunal, cuando realice el pago electrónico de aranceles y el sistema le asigne el número de caso, o cuando realice el pago de aranceles correspondiente en cualquier Secretaría y se le asigne el número de caso. Para las partes que están exentas del pago de arancel, su caso será oficial cuando se registre la exención del pago arancelario y el sistema le asigne el número de caso.
Si selecciona que la presentación está exenta del pago de derechos arancelarios, pero el personal de Secretaría identifica que no le corresponde la exención, recibirá una notificación electrónica de deficiencia de aranceles. El documento se entenderá como no presentado hasta que realice el pago correspondiente. En ese caso, el documento se entenderá presentado en la fecha en que realice el pago de los derechos arancelarios. Puede pagar, físicamente en cualquier Secretaría con sellos de rentas internas. Por otro lado, si interesa hacer el pago electrónico, debe comunicarse con la Secretaría correspondiente a su caso para que le remuevan la exención y la transacción aparezca en su Historial de Transacciones, donde podrá pagar electrónicamente.
¿Qué debo hacer para presentar una demanda con representación legal conjunta?
A continuación, desglosamos el trámite a seguir al momento de radicar la demanda:
- Cuando se presenta una demanda con representación legal conjunta, el documento que presente podrá tener la firma de una o más personas como representantes legales en conjunto.
- Un abogado o una abogada presentante (que firmó la demanda y representa a la parte demandante), deberá acceder al SUMAC con su nombre de usuario y contraseña y radicar la demanda electrónicamente. Una vez se paguen los derechos arancelarios, el SUMAC le asignará el número de caso.
- Cada abogada y abogado adicional que conste como representante legal de la parte demandante, deberá acceder al SUMAC con sus credenciales del RUA y presentar una moción en el caso.
- Al presentar la moción, es importante que se seleccione únicamente las partes que representa y que fueron registradas por el abogado o la abogada que registró la demanda. De seleccionar otra parte que no fue seleccionada originalmente y que no tiene representación legal, el sistema le requerirá el pago de derechos arancelarios nuevamente.
¿Cuándo se entiende presentada la demanda o la primera alegación responsiva?
El registro de la fecha del pago de aranceles constituirá la fecha de presentación en el Tribunal, si aplica. Entiéndase, por lo tanto, que la fecha de presentación de la demanda o primera alegación no se retrotraerá a la fecha en que se cargó electrónicamente el documento al SUMAC, de no haberse registrado el pago electrónico en ese momento. De no tener que realizar el pago de derechos arancelarios, el documento se entenderá presentado en la fecha que culminó la presentación en el sistema; no es necesario llevar físicamente el comprobante de presentación.
¿Qué ocurre si no genero el comprobante de presentación al culminar la presentación de una demanda, petición o moción?
Puede generarlo desde el expediente judicial electrónico, bajo la anotación al expediente judicial correspondiente, al lado del enlace de Documento Principal.
Pago de aranceles
¿Cómo efectúo el pago de arancel para los documentos presentados que lo requieran?
El pago de derechos arancelarios podrá realizarse electrónicamente a través de la Colecturía Virtual del Departamento de Hacienda. Deberá ingresar la información siguiente:
- Nombre en la tarjeta de crédito (solo letras, no incluya caracteres especiales)
- Dirección de facturación de la tarjeta de crédito (solo letras y números, no incluya caracteres especiales; para el código postal, solo entre los primeros cinco números)
- Método de pago, que se refiere al tipo de tarjeta de crédito (procure seleccionar si es Visa o Mastercard)
- Número de la tarjeta de crédito (no deje espacios entre los números ni incluya caracteres especiales, como guiones o comas)
- Código de seguridad de la tarjeta de crédito
- Fecha de expiración de la tarjeta de crédito (mes y año)
- Número de teléfono (debe entrarse con guiones, distinto al número de la tarjeta que debe ser todo corrido, sin espacio o signo adicional; no incluir comas en el código de área)
El pago se reflejará en el estado de cuenta de su tarjeta de crédito o débito como Departamento de Hacienda-SUMAC.
Además, podrá efectuar el pago con sellos de rentas internas en cualquier Secretaría del Tribunal; no tiene que ser la Secretaría correspondiente al caso.
Una vez confirmo la transacción en SUMAC, ¿por qué no abre la ventana de Colecturía Virtual del Departamento de Hacienda?
Debe verificar las preferencias (settings) de su navegador y habilitar las ventanas emergentes (pop up). La ventana de Colecturía Virtual del Departamento de Hacienda surge como una ventana emergente, al no ser parte del SUMAC.
Por otro lado, puede haber un problema con la plataforma cibernética del Departamento de Hacienda. De ser el caso, se recomienda que se comunique con Apoyo Técnico, al (787) 641-6225 o la Línea de Información del Poder Judicial al (787) 641-6263, para reportar la situación. En cuanto al pago, se recomienda que cancele físicamente los sellos de rentas internas en cualquier Secretaría.
En caso de que no pueda realizar el pago electrónico, ¿qué información debo presentar en la Secretaría para efectuar el pago de aranceles?
Conforme las Directrices Administrativas, en caso de no poder realizar el pago electrónico para la primera alegación (demanda o petición), deberá informar en la Secretaría el número provisional que asignó el sistema a la presentación (Ej. CV-00000) y entregar los sellos de rentas internas correspondientes. De no poder realizar el pago electrónicamente para una primera alegación responsiva, primera moción o mociones de suspensión, deberá presentar en la Secretaría los sellos de rentas internas e informar el número de caso correspondiente.
¿Qué ocurre si realizó múltiples pagos de derechos arancelarios para la misma transacción (paga lo mismo más de una vez)?
En esos casos, los abogados y las abogadas deben realizar la reclamación del pago en exceso a través de la institución bancaria que emitió la tarjeta de crédito utilizada para realizar los pagos, para que esta solicite el reembolso al Departamento de Hacienda.
Aunque la transacción de presentación se realiza a través del SUMAC, al momento de pagar el sistema redirige a la Colecturía Virtual del Departamento de Hacienda. Por tal razón, es a través de la institución bancaria que debe solicitar el reembolso del pago en exceso.
¿Puedo pagar alguna deficiencia arancelaria por el SUMAC?
Sí. De existir una deficiencia arancelaria, recibirá una notificación de Secretaría y, al entrar al sistema, le aparecerá la transacción debida en el Historial de Transacciones. Desde el historial, utilizando una tarjeta de crédito Visa o Mastercard, puede pagar los aranceles electrónicamente.
¿Puedo pagar una sanción por el SUMAC?
No. Deberá pagar físicamente en el Tribunal. Si va a pagar con giro, efectivo o cheque de gerente, debe llevar una copia de la determinación judicial donde se establece que debe pagar, se dirige a la Unidad de Cuentas del Tribunal y paga. Luego, por el SUMAC, presenta una moción en cumplimiento de orden e incluye como anejo el recibo de pago. Si va a pagar con sellos de rentas internas, debe presentar una moción a esos efectos antes de acudir al Tribunal. Debe llevar una copia impresa de la moción y los sellos de rentas internas. El personal de Secretaría cancela los sellos de rentas interna y finaliza la gestión por el SUMAC. No tiene que volver a presentar otra moción ni subir evidencia del pago a SUMAC.
¿Puedo consignar dinero por el SUMAC?
No. Si es un caso ya comenzado, se dirige a la Unidad de Cuentas del Tribunal y paga. Luego, por el SUMAC, presenta una moción e incluye como anejo el recibo de la consignación. Si es una petición de consignación, debe primero presentar la petición en el SUMAC. Luego, consignar el dinero físicamente en la Unidad de Cuentas del Tribunal.
¿Puedo solicitar y pagar copias certificadas por el SUMAC?
No. La persona que interese recibir copia de algunos de los documentos en los expedientes judiciales debe completar un formulario titulado Solicitud de Servicios de Documentos (OAT 85), disponible en el portal cibernético del Poder Judicial, y pagar los sellos de rentas internas correspondientes. La cantidad en sellos de rentas internas dependerá del tipo de copia, el número de páginas y la naturaleza del caso. Esta solicitud se podrá entregar en la Secretaría más cercana.
Emplazamientos
¿Qué formularios de emplazamiento genera el SUMAC?
Actualmente, el SUMAC genera el formulario de emplazamiento personal. El formulario de emplazamiento que genera el SUMAC para el emplazamiento personal no deberá considerarse una limitación para el uso de otros mecanismos de emplazamiento conforme a las Reglas de Procedimiento Civil. Igualmente, será responsabilidad del abogado o de la abogada asegurarse que el texto incluido en ese documento cumple con la legislación o reglamentación aplicable.
Si utilizo otro mecanismo de emplazamiento, conforme las Reglas de Procedimiento Civil ¿debo añadir alguna información específica sobre el SUMAC?
Sí. De utilizar otros mecanismos de emplazamiento de conformidad a las Reglas de Procedimiento Civil, será responsabilidad del abogado o de la abogada de la parte demandante advertir a la parte demandada que el caso se ha presentado en el SUMAC y que esta última deberá comparecer al Tribunal para presentar su primera alegación responsiva o primera moción en el caso a través del SUMAC, salvo que se represente por derecho propio, en cuyo caso deberá presentar su alegación responsiva en la Secretaría del Tribunal. A tales efectos, hará constar en el documento correspondiente (publicación del emplazamiento por edicto, notificación y solicitud de renuncia al emplazamiento personal, carta rogatoria, entre otros) un lenguaje similar al siguiente:
“Usted deberá presentar su alegación responsiva a través del Sistema Unificado de Manejo y Administración de Casos (SUMAC), salvo que se represente por derecho propio, en cuyo caso deberá presentar su alegación responsiva en la Secretaría del Tribunal”
¿El formulario de emplazamiento que genera el SUMAC incluye los términos para emplazar?
Al presionar Generar Emplazamientos, luego de presentada la demanda o petición, el sistema le proveerá una pantalla en la que debe especificar el término que tendrá la otra parte para contestar. Para ello, deberá presionar una de las alternativas predeterminadas o presionar el botón Otro e ingresar la cantidad de días. La Secretaria o el Secretario Auxiliar expedirá el emplazamiento según sometido.
De utilizar otros mecanismos de emplazamiento de conformidad a las Reglas de Procedimiento Civil, será responsabilidad del abogado o de la abogada de la parte demandante especificar el término que tendrá la otra parte para contestar.
¿Qué ocurre si no genero el emplazamiento al culminar la presentación de una demanda, petición o moción?
Puede generarlo desde el expediente judicial electrónico, bajo la anotación al expediente judicial de correspondiente, al lado del enlace de Documento Principal.
Una vez diligencie el emplazamiento, ¿debo presentar alguna prueba de diligenciamiento en SUMAC?
Sí. Después de efectuado el diligenciamiento del emplazamiento conforme a las Reglas de Procedimiento Civil, será deber del abogado o de la abogada presentar una moción en el SUMAC e incluir los emplazamientos diligenciados como anejos o documentos adicionales. Para juramentar el diligenciamiento, tiene la opción de ir a un notario o una notaría o pasar por la Secretaría con $5.00 en sellos de rentas internas para juramentarlo. De acudir a la Secretaría, el personal no aceptará la prueba del diligenciamiento en papel y le indicará que debe cargarlo por el SUMAC; deberá digitalizar el diligenciamiento juramentado y presentarlo a través de SUMAC con una moción titulada Escrito al Expediente Judicial.
Notificaciones
¿Qué tipo de notificaciones electrónicas estaré recibiendo?
La presentación de cualquier documento en el SUMAC por los abogados o las abogadas generará automáticamente el envío del documento a los demás abogados y abogadas registrados en el caso y ello constituirá la notificación que debe efectuarse entre las partes que estén representadas legalmente.
También, se notificarán de forma electrónica las órdenes, resoluciones, sentencias y cualquier otro dictamen que emita el Tribunal, así como cualquier documento que la Secretaría notifique en el proceso judicial.
¿Cómo recibiré las notificaciones enviadas por el Tribunal?
El SUMAC notificará a los abogados y a las abogadas mediante un correo electrónico que incluirá un enlace que lo refiere al sistema, y tendrá acceso para ver el contenido de la notificación. Además, desde el portal, al seleccionar el caso y la determinación judicial o trámite que realice alguna parte registrada en el caso, en el expediente electrónico podrá ver y descargar la notificación relacionada a esa determinación o trámite.
Para recibir las notificaciones electrónicas, debe estar registrado en el caso como representante legal y tener actualizada su dirección electrónica en RUA. Si es representante legal conjunto, deberá haber radicado la moción de representación legal electrónicamente y la notificación de comparecencia, conforme a las Directrices Administrativas.
¿A qué dirección se me notificará?
Se le notificará a la dirección primaria de correo electrónico registrada en el RUA para recibir notificaciones.
¿Cómo puedo cambiar mi dirección para recibir notificaciones mediante el SUMAC?
Deberá modificar bajo Mi cuenta del RUA la dirección primaria de correo electrónico identificada para recibir notificaciones de manera que se actualice su información de contacto en el SUMAC.
¿Cuándo debo notificar a las otras partes del caso?
Le corresponderá al abogado o a la abogada presentante notificar el documento por otros medios convencionales a aquellas partes que se representen por derecho propio o en aquellas circunstancias que por ley u orden judicial se requiera la notificación por otros medios como sería por el Departamento de Justicia, en algunos tipos de casos.
Asimismo, el abogado o la abogada que presente físicamente cualquier documento en la Secretaría o que, en caso de emergencia, según lo establecen las Directrices Administrativas aprobadas, lo envíe a la dirección electrónica correspondiente a la Región Judicial del caso, deberá notificar a todas las partes de la presentación del escrito.
Digitalización de expedientes judiciales
¿Para cuáles casos se pueden digitalizar los expedientes judiciales físicos?
Según establece la Orden Administrativa Núm. OAJP-2021-088, se pueden cargar al SUMAC los expedientes de aquellos casos civiles y de relaciones de familia que estén activos, así como los casos inactivos con algún procedimiento post sentencia ante la consideración del Tribunal, y que no se originaron en el SUMAC.
¿Es obligatorio digitalizar los expedientes judiciales de los casos que no están en SUMAC?
No. Por el momento, este trámite es completamente voluntario. Sin embargo, si un o una representante legal en récord de alguno de sus casos carga el expediente al SUMAC, continuar la tramitación electrónica del caso no será discrecional. Una vez Secretaría emita y notifique la Certificación del Expediente Digitalizado de dicho caso, el caso se activa en el SUMAC y la presentación de documentos adicionales tendrá que realizarse a través del sistema. Por ello, no se aceptarán mociones ni documentos presentados físicamente en la Secretaría, salvo que sean litigantes por derecho propio o en situaciones excepcionales.
¿Qué pasa si dos representantes legales interesan digitalizar el mismo expediente judicial?
Un abogado o una abogada que sea representante legal de cualquiera de las partes en un caso tendrá la facultad para iniciar el proceso de digitalización y carga de documentos en el SUMAC. Una vez comenzado el proceso de digitalización, el sistema no permitirá que otro u otra representante legal en el caso cargue documentos de manera independiente luego de iniciado este trámite.
¿Qué pasa si no tengo todos los documentos que componen el expediente judicial físico que intereso digitalizar?
De faltar algún documento que fue debidamente notificado, el abogado o la abogada deberá solicitar copia de este a la Secretaría y pagar los derechos arancelarios correspondientes. Al recibir la copia provista por Secretaría, deberá cargarla al sistema.
Para solicitar copia de documentos de expedientes físicos deberá completar el formulario Solicitud de Servicios de Documentos(OAT 85)(disponible en todas las Secretarías y a través del portal cibernético del Poder Judicial) y enviarlo a la Secretaría correspondiente al caso. Puede enviar el formulario a través del correo electrónico asignado a la región (ejemplo sumacsanjuan@poderjudicial.pr) o por correo postal a la dirección del Tribunal que corresponda. También puede depositarlo en el buzón de presentaciones del Centro Judicial correspondiente o entregarlo personalmente en la ventanilla de la Secretaría.
Es de suma importancia que incluya en el formulario una nota que indique que el o los documentos solicitados son para completar la digitalización de un expediente en el sistema. De esta manera, la Secretaría podrá dar prioridad a la solicitud de copia de documentos.
Una vez Secretaría reciba la solicitud se comunicará con el abogado o la abogada para indicarle cuánto debe cancelar en sellos de rentas internas. Podrá adquirir los sellos en cualquier colecturía, cooperativa o banco y a través de Colecturía Digital y enviarlos por el mismo medio que envió su solicitud.
Una vez se reciban los sellos arancelarios, se procederá a reproducir los documentos solicitados y se enviarán por correo electrónico a la persona solicitante. No se podrán tramitar copias de documentos si no se han recibido los aranceles requeridos por ley.
¿Qué hago si desconozco o tengo dudas sobre el número del caso?
Se debe destacar que la combinación de letras y números que conforma el número del caso identifica varios aspectos de este. Además, la codificación varía si el expediente es físico o electrónico.
En términos generales, para los casos que se presentaron antes del SUMAC, la primera letra significa la Región Judicial; seguido por letras que representan la materia, el año y el número de secuencia (turno) de la radicación. Esto difiere de los casos que se presentaron por el SUMAC ya que las primeras dos letras significan la Región Judicial, seguido por el año de presentación, dos letras que representan la materia y el número de secuencia (turno) de la radicación.
Por ejemplo, el caso KDP20170001, es un caso con expediente judicial físico de la Región Judicial de San Juan (K), con materia de daños y perjuicios (DP), que se presentó en el 2017 e hizo el número 1 en la secuencia de casos presentados. Para propósitos de la nueva programación, deberá entrar el número con sin espacios ni caracteres como sigue: KDP2017000001.
Por otro lado, el caso SJ2018CV00001, es un caso presentado por el SUMAC de la Región Judicial de San Juan, que se presentó en el 2018, con materia civil que hizo el número 1 en la secuencia de casos presentados.
Cada Región Judicial y materia tiene letras asignadas. Algunos ejemplos para los casos con expediente físico son:
| Región Judicial | |
| A | Aguadilla |
| B | Aibonito |
| C | Arecibo |
| D | Bayamón |
| E | Caguas |
| F | Carolina |
| G | Guayama |
| H | Humacao |
| I | Mayagüez |
| J | Ponce |
| K | San Juan |
| L | Utuado |
| M | Sin región asignada |
| N | Fajardo |
| Materia | |
| AC | Acción Civil |
| AL | Alimentos |
| CD | Cobro de dinero |
| CO | Contribuciones |
| DP | Daños y perjuicios |
| DI | Divorcios |
| EX | Ex parte |
| EQ | Exequátur |
| FL | Filiación |
| LA | Ley de armas |
| MM | Maltrato de menores |
| PE | Procedimientos Especiales |
| RF | Relaciones de familia |
| SC | Sustancias controladas |
| Región Judicial | |
| AG | Aguadilla |
| AI | Aibonito |
| AR | Arecibo |
| BY | Bayamón |
| CG | Caguas |
| CA | Carolina |
| FA | Fajardo |
| GM | Guayama |
| HU | Humacao |
| MZ | Mayagüez |
| PO | Ponce |
| SJ | San Juan |
| UT | Utuado |
Los tribunales periferales tienen sus propias abreviaciones. En cuanto a las materias, son tres opciones de los casos que se pueden tramitar por el sistema: Criminal (CR), Civil (CV) y Maltrato de menores (MM).
Al cargar un expediente judicial digitalizado al SUMAC, ¿el sistema cambiará el número de caso asignado?
¿Cómo se presenta una moción o se realiza un trámite en aquellos casos que se haya presentado el expediente judicial digitalizado, pero Secretaría está en el proceso de revisión y no ha emitido la certificación correspondiente?
Una vez haya presentado el expediente judicial digitalizado por el sistema, ¿desde cuándo se entiende que el caso pasa de la vía ordinaria (en papel) al SUMAC?
Desde que Secretaría emite la Certificación de Expediente Digitalizado.
Cuando el abogado o la abogada digitaliza y carga al sistema los documentos que componen el expediente judicial, debe presentar una moción físicamente en la Secretaría correspondiente al caso, en la que certifique que el expediente electrónico es copia fiel y exacta del expediente físico que obra en el Tribunal. Esta moción la debe notificar a la representación legal de las demás partes en el caso y a cualquier persona que esté litigando por derecho propio mediante correo electrónico, correo regular o cualquier otro método de notificación permitido por las Reglas de Procedimiento Civil. Luego, debe acceder al sistema para cargar copia electrónica de la moción ponchada por Secretaría.
Recibida la mencionada moción, el personal de Secretaría recibe el expediente digitalizado y lo revisa para validar que el contenido coincide con el expediente físico del Tribunal. En caso de existir alguna discrepancia sustancial debido a que faltan múltiples documentos notificados a las partes que obran en el expediente físico o los archivos cargados al sistema están ilegibles, el personal de Secretaría le notificará una deficiencia por el sistema y el o la representante legal deberá subsanarla. Culminada la revisión del expediente digitalizado, Secretaría emite la mencionada certificación y desde entonces el caso continuará de manera electrónica en el SUMAC;no se aceptarán documentos presentados en formato físico, salvo que aplique alguna de las excepciones dispuestas en las Directrices Administrativas.
¿Debo notificar a las otras partes que el caso pasó al SUMAC?
No. Una vez Secretaría determine que el expediente digitalizado es igual al expediente judicial físico, expedirá la Certificación de Expediente Digitalizado la cual será notificada a los abogados y a las abogadas de récord a través del SUMAC y a las personas que se representan por derecho propio por la vía ordinaria o electrónica, según aplique.
¿Cuándo debo notificar a las otras partes del caso?
Hasta tanto Secretaría no certifique el expediente judicial digitalizado, todos los documentos se presentan y notifican de la misma manera que se hace actualmente. Una vez Secretaría determine que el expediente digitalizado es igual al expediente judicial físico, expedirá la Certificación de Expediente Digitalizado la cual será notificada a los abogados y a las abogadas de récord a través del SUMAC y a las personas que se representan por derecho propio por la vía ordinaria o electrónica, según aplique.
¿Puedo pagar alguna deficiencia arancelaria por el sistema?
Durante el proceso de digitalización, no. En el caso de una deficiencia por aranceles pendientes de pago, la Secretaría emitirá una notificación a todas las partes en el caso o sus representantes legales, según aplique, y le concederá un plazo de cinco días para que realice el pago correspondiente a través de Colecturía Digital o entregando los sellos de rentas internas en la Secretaría del Tribunal o enviados por correo regular o correo electrónico. El abogado o la abogada o la parte que pague los aranceles adeudados deberá presentar una moción para notificar que ha cumplido con el pago. Cuando el abogado o la abogada que inició el proceso de digitalización es quien paga los aranceles, notificará la moción por la vía ordinaria a las partes o a sus representantes legales y la cargará al sistema.
Problemas con SUMAC
¿Qué hago si accedo a la plataforma del SUMAC y no aparecen toda la información, ícono y botones permanentes?
Verifique las preferencias (settings) de su navegador y cuán cerca (zoom in) o alejada (zoom out) está la imagen de la pantalla. Uno de los beneficios del SUMAC es que la información surge toda en la misma página; no se navega de una página a otra, si no que cambian los elementos que se despliegan en la misma página. Por ello, de tener la imagen muy cerca, puede que no aparezcan todos los elementos en pantalla.
¿Qué debo hacer cuando no pueda presentar un documento a través del SUMAC por problemas técnicos del propio sistema?
Cuando el Poder Judicial anuncie que hay problemas con SUMAC, deberá presentar físicamente en la Secretaría una moción acreditando los esfuerzos realizados para acceder al sistema junto con el escrito y los derechos arancelarios correspondiente, si alguno, antes del vencimiento del término aplicable y en el horario regular de 8:30 am a 5:00 pm.
En situaciones excepcionales, cuando no pueda presentar un documento en la Secretaría en el horario regular y se trate del día correspondiente al vencimiento del término aplicable, deberá enviar la moción según requerida en la Sección XVIII de las Directrices Administrativas junto con el escrito (en formato PDF) al correo electrónico que corresponda a la Región Judicial aplicable:
- Aguadilla sumacaguadilla@poderjudicial.pr
- Aibonito sumacaibonito@poderjudicial.pr
- Arecibo sumacarecibo@poderjudicial.pr
- Bayamón sumacbayamon@poderjudicial.pr
- Caguas sumaccaguas@poderjudicial.pr
- Carolina sumaccarolina@poderjudicial.pr
- Fajardo sumacfajardo@poderjudicial.pr
- Guayama sumacguayama@poderjudicial.pr
- Humacao sumachumacao@poderjudicial.pr
- Mayagüez sumacmayaguez@poderjudicial.pr
- Ponce sumacponce@poderjudicial.pr
- San Juan sumacsanjuan@poderjudicial.pr
- Utuado sumacutuado@poderjudicial.pr
En ambos casos, ya sea que lo presente en la Secretaría o lo envíe al correo electrónico correspondiente, deberá notificar por correo electrónico o postal, según establecido, a todas las partes en el caso el mismo día en que lo presentó o lo envió. Es importante recalcar que, si el documento requiere el pago de derechos arancelarios, estos se deben pagar antes del vencimiento del término aplicable y en el horario regular de 8:30 am a 5:00 pm.
¿Qué debo hacer si no veo los documentos en el Portal?
Debe asegurarse que inició la sesión en el sistema y se autenticó con sus credenciales del RUA. Además, existe la posibilidad de que el caso se esté tramitando por el SUMAC confidencialmente o el archivo se marcó confidencial. De ser así, tendría que presentar una moción para que el juez o la jueza que presida el caso determine autorizar o no el que se le brinde acceso al documento.
En caso de que no pueda realizar el pago electrónico, ¿qué documentos debo presentar en la Secretaría para efectuar el pago de aranceles?
Conforme las Directrices Administrativas, en caso de no poder realizar el pago electrónico para la primera alegación (demanda), deberá informar en la Secretaría el número provisional que asignó el sistema a la presentación (Ej. CV-00000) y entregar los sellos de rentas internas correspondientes. De no poder realizar el pago electrónicamente para una primera alegación responsiva, primera moción o mociones de suspensión, deberá presentar en la Secretaría los sellos de rentas internas e informar el número de caso correspondiente.
¿Qué debo hacer si presento un documento en un caso equivocado?
Debe presentar una moción en el SUMAC en el caso equivocado para informar el error de manera que pueda dejarse sin efecto o eliminarse el documento presentado erróneamente. El documento deberá presentarlo en el caso correspondiente.
De surgir una falla técnica del sistema, ¿dónde debo comunicarme?
Si tiene algún problema o duda técnica, puede comunicarse al Centro de Servicios de Informática de la Oficina de Administración de los Tribunales al (787) 641-6225. Para más información sobre el uso del sistema, puede comunicarse a la Línea de Información del Poder Judicial al (787) 641-6263.
Enlaces relacionados
Órdenes administrativas
- OAJP-2021-088: Implantación de las funcionalidades de presentación y notificación electrónica para los casos civiles y de relaciones de familia digitalizados por los y las profesionales del derecho, y que no se originaron en el Sistema Unificado de Mariejo y Administración de Casos
- OAJP-2019-054: Implantación de las funcionalidades de presentación y notificación electrónica para los casos de Relaciones de Familia y Protección a Menores en las Salas de Aguadilla y Mayagüez
- OAJP-2019-053: Implantación de las funcionalidades de presentación y notificación electrónica para los casos de Familia y Menores, y Ley 246 en las Salas de Arecibo y Utuado
- OAJP-2019-050: Implantación de las funcionalidades de presentación y notificación electrónica para los casos de Familia y Menores y Ley 246 en las Salas de Aibonito, Bayamón y Caguas
- OAJP-2019-048: Implantación de las funcionalidades de presentación y notificación electrónica para los casos de Familia y Menores y Ley 246 en las Salas de Ponce y Guayama
- OAJP-2019-046: Implantación de las funcionalidades de presentación y notificación electrónica para los casos de Familia y Menores, y Ley 246 en las Salas de Carolina, Humacao y San Juan
- OAJP-2018-044 Implantación de las funcionalidades de presentación y V notificación electrónica en las Salas de Asuntos de lo Civil de la Región Judicial de Aguadilla y en las Salas de Familia y de maltrato y negligencia de menores de la Región Judicial de Fajardo
- OAJP-2018-040 Implantación de las funcionalidades de presentación y notificación electrónica en las Salas de Asuntos de lo Civil de las Regiones Judiciales de Mayagüez
- OAJP-2018-039 Implantación de las funcionalidades de presentación y notificación electrónica en las Salas de Asuntos de lo Civil de las Regiones Judiciales de Arecibo y Utuado
- OAJP-2018-037 Implantación de las funcionalidades de presentación y notificación electrónica en las Salas de Asuntos de lo Civil de las Regiones Judiciales de Aibonito, Guayama y Ponce
- OAJP-2018-036: Implantación de las Funcionalidades de Presentación y Notificación Electrónica para los Casos de Maltrato y Negligencia de Menores en las Salas de San Juan
- OAJP-2018-034: Implantación de las funcionalidades de presentación y notificación electrónica en las Salas de Asuntos de lo Civil de la Región Judicial de Bayamón
- OAJP-2018-033: Implantación del sistema de presentación y notificación electrónica en las Salas de Asuntos de lo Civil de las Regiones Judiciales de Caguas, Humacao y Fajardo; expansión de SUMAC a los casos de Regla 60, desahucio y portación de armas
- OAJP-2018-031: Implantación de las funcionalidades de presentación y notificación electrónica en las Salas de Asuntos de lo Civil de la Región Judicial de Carolina
- OAJP-2017-21: Orden Administrativa Implantación de las Funcionalidades de Presentación y Notificación Electrónica en las Salas de Asuntos de lo Civil del Centro Judicial de San Juan
- OAJP-2017-14: Orden Administrativa sobre la Implantación de las Funcionalidades de Presentación y Notificación Electrónica en las Salas de Daños y Perjuicios, Expropiación Forzosa y Asuntos Contributivos (Civil) del Centro Judicial de San Juan; Aprobación de Varias Enmiendas a las Directrices Administrativas para la Presentación y Notificación de Documentos mediante el Sistema Unificado de Manejo y Administración de Casos
- OAJP-2016-004: Orden Administrativa para la Implantación del Sistema Unificado de Manejo y Administración de Casos para atender los Asuntos Civiles presentados al amparo de la Ley Electoral en la Región Judicial de San Juan
- OAJP-2014-177: Orden Administrativa Implantación de la funcionalidad de presentación electrónica de la denuncia mediante el Portal del Sistema Unificado de Manejo y Administración de Casos
- OAJP 2014-176: Orden Administrativa para implantar la funcionalidad de pago electrónico de aranceles
- OAJP 2013-173: Orden Administrativa para implantar las funcionalidades de presentación y notificación electrónica en las Salas de Recursos Extraordinarios de San Juan y en las Salas de Asuntos de lo Criminal de la Región Judicial de Humacao
Para más información
Para asistencia técnica en el manejo del SUMAC, puede comunicarse a la Línea de Apoyo Técnico del Poder Judicial a través del (787) 641-6225.
Si tiene dificultad o preguntas con respecto a la accesibilidad del SUMAC, puede comunicarse a la Línea de Información del Poder Judicial a través del (787) 641-6263 o escribiendo a buzon@poderjudicial.pr